Nekaj ​​virov v računalniku je dragoceneje za vašo delovno dobo kot seznam stikov. Na žalost so stiki med najtežjimi sredstvi za vzdrževanje.

Nedavno je to vprašanje zastavil bralec z imenom Alan:

Jaz in moja dva sodelavca uporabljamo Microsoft Outlook za naše prodajne stike. Zdaj vzdržujemo tri ločene kontaktne baze podatkov. Želimo združiti naše baze podatkov v eno, do katere lahko vsi trije dostopamo, jih spreminjamo in posodabljamo. Ali obstaja proces / programska oprema, ki jo lahko priporočite, da to dosežete?

Če ne motite ročnega pristopa, vam Outlook omogoča, da stike izvozite kot datoteko PST, ki jo lahko sodelavci uvozijo v svoje Outlook račune. Vsak uporabnik ima še vedno svoj ločen seznam stikov, do katerega lahko dostopajo tudi drugi uporabniki iz svojega profila Outlook, tako da ni resnične sinhronizacije.

Seveda spremembe, ki jih vsaka oseba naredi na svojem seznamu stikov, ne bodo vidne drugim uporabnikom, dokler se PST datoteka znova ne izvozi s posodobljenimi informacijami in nato ponovno vnese vsak drugi uporabnik. Samodejno sinhroniziranje posameznega seznama stikov med več uporabniki programa Outlook (seveda brez strežnika Exchange) zahteva program, kot je $ 36 ShareO, ki je na voljo v 14-dnevni brezplačni preizkusni različici z omejeno funkcijo.

ShareO vam omogoča skupno rabo in sinhronizacijo mape Outlook brez uporabe strežnika Exchange. Program deluje z vsemi različicami Outlooka od leta 2000 do 2010, vendar deluje samo na računalnikih Windows. Podjetje ponuja tudi program ShareContacts v vrednosti $ 25, ki sinhronizira samo Outlookove stike. Preizkusil sem bolj popolno ShareO.

Pristop izvoza / uvoza v skupne rabe Outlookovih stikov

Trije osebni računalniki v moji domači pisarni imajo nameščene tri različne različice Outlooka. PC za delo v delovnem okolju poganja Outlook 2003 in ima 414 stikov, varnostni sistem uporablja Outlook 2007 in ima samo 42 vnosov na seznamu stikov, testni računalnik pa ima privzeto namestitev programa Outlook 2010 z ničelnimi stiki.

Trajalo je le nekaj minut, da smo stike na delovnem mestu izvozili kot datoteko Outlook PST in jo uvozili v varnostne kopije in testne računalnike. Če želite izvoziti stike iz Outlook 2003 in 2007, kliknite Datoteka> Uvoz in izvoz. V programu Outlook 2010 kliknite Datoteka> Odpri> Uvozi. V vseh treh različicah izberite "Izvozi v datoteko" pod "Izberite dejanje, ki ga želite izvesti" v čarovniku za uvoz in izvoz in kliknite Naprej.

V razdelku »Ustvari tip datoteke« izberite Datoteka osebnih map (.pst) ali Outlookova podatkovna datoteka (.pst), odvisno od različice programa Outlook in kliknite Naprej. V mapi »Izberi mapo za izvoz iz« izberite mapo »Stiki«, če je potrebno, označite ali počistite polje »Vključi podmape« in znova izberite Naprej.

Datoteki dodelite edinstveno ime, kliknite gumb Prebrskaj in izberite mesto za shranjevanje izvožene datoteke stikov (ali sprejmite privzeto lokacijo, ki jo izbere Outlook). Privzeto je izbrana možnost zamenjave dvojnikov z izvoženimi elementi. Izvozno datoteko lahko dovolite ali izključite podvojene vnose. Na koncu kliknite Dokončaj.

Če želite uvoziti stike v drug račun Outlook, se prijavite v račun in izberite Datoteka> Uvoz in izvoz (Outlook 2003 in 2007) ali Datoteka> Odpri> Uvozi (Outlook 2010). Izberite "Uvozi iz drugega programa ali datoteke" pod možnostjo Izberi akcijo za izvedbo in kliknite Naprej. Kliknite Datoteka osebnih map (.pst) ali podatkovna datoteka Outlook (.pst), odvisno od različice programa Outlook in kliknite Naprej.

V oknu »Datoteka za uvoz« kliknite Prebrskaj in se pomaknite do datoteke PST, ki ste jo izvozili v prejšnjem koraku. Izberite mapo »Stiki«, označite »Vključi podmape«, če je potrebno, izberite »Uvozi postavke v trenutno mapo« in kliknite Dokončaj.

Outlookov dodatek sinhronizira sezname stikov v skupni rabi

Ročni postopek uvoza-izvoza za stike (in druge mape s podatki za Outlook) zadostuje za enega uporabnika, ki želi dostopati do istega seznama stikov v več profilih Outlook, vendar ne bo zadostil potrebam dveh ali več oseb, ki želijo. združiti svoje ločene podatkovne zbirke v en sam skladišče brez uporabe strežnika Exchange.

Dodatek ShareO za Outlook obljublja sinhronizacijo več map stikov (in drugih map Outlook) med skupino uporabnikov. Program sem preizkusil tako, da sem v mapo Outlook 2003, 2007 in 2010 delil mapo stikov z več kot 400 vnosi med tremi Outlookovimi profili. Program omogoča tudi skupno rabo in sinhronizacijo e-pošte, koledarjev, opravil in drugih map v Outlooku, vendar sem ga testiral samo s stiki.

Ko prenesete in namestite dodatek, postavi možnost ShareO v glavni meni v Outlooku 2003 in v trak Outlook 2007 in 2010.

Če želite izvoziti stike v drug profil Outlook, izberite mapo »Stiki« (ali katero koli drugo mapo, ki jo želite dati v skupno rabo) in kliknite »Skupna raba« v meniju ShareO, da odprete čarovnika za skupno rabo programa. Kliknite gumb plus in vnesite ime in e-poštni naslov prejemnika ali na seznamu izberite vnos osebe, če ste jih prej delili z njimi, in kliknite Naprej.

Sorodne zgodbe

• Svet je lahko nor, vendar je Outlook za Mac zagozden na zemlji
• Kako sinhronizirati e-pošto Outlook.com z iOS-om
• Premaknite pošto v Outlook.com

Na naslednjem zaslonu preverite elemente, ki jih želite dati v skupno rabo, in znova kliknite Naprej. (Upoštevajte, da filtri ShareO za omejitev elementov, ki jih delite, ne deluje v preizkusni različici.) Izberite možnost napredne skupne rabe za dostop do več kontrol za skupno rabo. Ko stopite skozi čarovnika, kliknite Dokončaj, da začnete izvoz mape.

Odvisno od velikosti mape lahko traja nekaj minut, da se informacije pakirajo in posredujejo. Ko prejemnik (ki mora tudi imeti nameščen ShareO) prejme mapo, mu naroči, naj izbere cilj ali pa zavrne mapo. Program identificira podvojene vpise in postavi morebitne konflikte v ločeno mapo za vaš pregled.

Prejemnik je opozorjen tudi na prisotnost podvojenih vnosov in ima možnost ogleda in reševanja sporov. Če želite sinhronizirati mapo v skupni rabi, preprosto kliknite gumb Sync v meniju ShareO. ShareO vam omogoča ustvarjanje map v skupni rabi, ki si jih lahko ogledajo osebe, ki nimajo nameščenega ShareO. Te funkcije nisem testiral.

Zasebne predmete lahko preprečite v skupni rabi in drugače prilagodite informacije, ki jih delite z drugimi. Pri skupni rabi koledarjev lahko na primer navedete proste in zasedene čase, ne da bi vam bilo treba navesti podrobnosti (to je še ena značilnost programa, ki je nisem testiral). Dodatek omogoča tudi skupno rabo datotek in map prek javnih ali zasebnih map v skupni rabi, šifriranje podatkov, ki jih souporabljate, in omejitev dostopa do podatkov na podlagi posameznega uporabnika.

Običajni uporabniki programa Outlook morda ne bodo mogli upravičiti porabe 35 evrov za vsak računalnik, s katerim želite deliti in sinhronizirati podatke, toda za Alana in njegove sodelavce bi lahko ShareO postal poceni alternativa namestitvi in ​​vzdrževanju strežnika Exchange, ki ga želite preprosto dati v skupno rabo. in sinhroniziranje map Outlook.

Upoštevajte, da 4Team omogoča tudi program Sync2 v višini $ 60, ki sinhronizira podatke med Outlookom in Google Koledarji in stiki.