S tehnologijo, ki se vedno bolj prepleta z vsemi vidiki poslovanja, vam lahko CNET @ Work pomaga - odjemalcem za mala podjetja z manj kot petimi zaposlenimi - začnete.

Medtem ko je vsaka majhna podjetja drugačna, obstaja določen nabor aplikacij, ki jih potrebuje skoraj vsak mali podjetnik.

Te aplikacije so običajno združene v pisarniške "suite" in so sestavljene iz e-pošte, koledarja, obdelave besedil in preglednice. Včasih prihajajo z drugimi orodji, kot so upravljalnik predstavitev, zbirka podatkov ali upravljalnik obrazcev, in še več. Eden od takih pisarniških paketov je Microsoft Office, ki se zdaj prodaja predvsem kot Office 365. Druga je Google G Suite.

• Pet dejavnikov, ki jih je treba upoštevati pri selitvi v Office 365 | Microsoft Office 2016: nakup v primerjavi z naročnino

Na trgu pisarniškega paketa je že več let prevladoval Microsoft v obliki paketa izdelkov Microsoft Office. Preden smo postali mobilni in spletno usmerjen svet, so morali uporabniki namestiti aplikacije na svoje posamezne računalnike, tako da vstavijo CD-ROM (nazaj), DVD (nazaj) ali s prenosom in zagon namestitvenega programa.

Nobenega dvoma ni bilo, da so bile Microsoftove namizne aplikacije Microsofta zmogljive in sposobne, vendar so bile za mnoge uporabnike pretirane, zastrašujoče zapletene ter izziv za stalno vzdrževanje in upravljanje licenc.

Microsoft Office je še vedno v bližini. Pravzaprav je eden najuspešnejših izdelkov v zgodovini. Leta 1990 se je začel kot sveženj, vendar so se njegove osnovne aplikacije, kot sta Word in Excel, začele pred 35 leti leta 1983.

Zakaj govorim o Officeu, če je to članek G Suite? Urad je 800 kilogramski gorila v tem prostoru. Če želite razumeti, kje bi lahko G Suite ustrezal vašemu podjetju, je koristno imeti nekaj pogleda na Office.

Večina malih podjetij bo na splošno izbrala Office 365 ali G Suite. Uporabljam oboje, ker sta dovolj poceni ob nizki stopnji poslovanja. Imam različne projekte strank, ki potrebujejo različna orodja, in imam najljubše funkcije, ki jih uporabljam iz obeh izdelkov.

Redno podajam ogromne predstavitve, pogosto s 60-70 diapozitivov ali več, in jih delam v namizni različici PowerPointa. Programska oprema za spletno oddajanje, ki jo uporabljamo, zaužije le PowerPointove diapozitive in imam 20 let mišičnega spomina.

Vendar uporabljam tudi G Suite.

ZDNet: Našli smo 24 storitev v oblaku za vaše podjetje, ki jih zagotovo želite poskusiti

G Suite ima standardne pisarniške aplikacije

Gmail uporabljam kot glavno komunikacijsko orodje in v njem stalno živim. Leta 2014 sem preklopil iz namiznega programa Outlook na Gmail in za trenutek nisem obžaloval poteze.

Zame je jedro G Suite Gmail. Tri največje prednosti so, da je na voljo povsod, ni mi treba skrbeti, kje je moja poštna datoteka (kar je bilo v preteklosti v preteklosti), in iskanje je odlično.

Imam 18 GB e-poštnih sporočil, ki segajo v leto 1997. Ko sem se preselil v Gmail, sem prenesel vsa moja Outlookova sporočila v poštno trgovino Gmail. Čeprav sem že od leta 2014 na Gmailu, lahko iščem vso svojo zgodovino pošte, in sicer že 21 let nazaj, v približno sekundi.

Ker vem, da vas bodo nekateri vprašali, sem uporabil storitev, imenovano YippieMove (resno, to je njihovo ime). Trajalo je približno en teden, vendar so se vsa moja sporočila popolnoma prenesla iz računa Office 365 v Gmail.

Poleg Gmaila so to standardne aplikacije, ki prihajajo z G Suite:

• Koledar: ker koledar tako dobro upravlja več koledarjev, je moje orodje za blokiranje časa za projekte

• Dokumenti: urejevalnik besedil G Suite

• Listi: preglednica

• Diapozitivi: osnovni predstavitveni paket

• Obdržite: odlično, malo orodje za beleženje

• Spletna mesta: izdelovalec spletnih mest

• Obrazci: orodje za gradnjo hitrih, a presenetljivo močnih oblik

• Klepetalnice »Hangout«: orodje za klepet, kot je Slack

• Hangouts izpolnjujejo: videokonference klepetalnic »Hangout«

Če sem iskren, so te ključne poslovne aplikacije G Suite tisto, kar bi rekel »dovolj dobro«. Za večino uporabnikov so za večino aplikacij Docs, Sheets in ostali odlični.

To je dejal, če ste uporabnik moči preglednice početje na visoki ravni matematično modeliranje, boste verjetno želeli pult Excel. Če pišete knjigo, ki mora delati s produkcijskim sistemom, boste morda želeli Microsoft Word ali tradicionalni namizni paket. Kot sem že omenil, izdelujem ogromne predstavitve, tako da je namizna različica Microsoft PowerPointa edini način, da grem.

Vendar pa velika večina uporabnikov ni močni uporabnik z zelo specifičnimi, globokimi, robnimi potrebami.

Preprostost G Suite je zelo privlačna. Nick Leffler, lastnik digitalnega oglaševalskega podjetja Exprance v Kaliforniji, mi je povedal: "G Suite uporabljam že vrsto let in to je bil odličen na vsakem koraku. Namesto pakiranja v neuporabne funkcije, ki zapletajo stvari ( kot je Office 365), je čist in preprost. "

Nick je izbral G Suite, ker je »za večino ljudi poznan teren, tako da se ne moremo učiti, le ostane na poti in opravi delo.«

Zakaj bi plačali za G Suite, ko so Googlovi programi brezplačni?

Večina ljudi ve, da so Gmail in različne Googlove aplikacije, kot so Dokumenti in listi, na voljo brezplačno. Zakaj bi potem kdo plačal za njih v obliki G Suite?

G Suite je zasnovan tako, da zagotavlja različne poslovne funkcije in zmogljivosti. Bomo se poglobili v večino teh funkcij kasneje, toda tukaj je kratek povzetek, zakaj bi morda želeli kupiti naročnino G Suite, namesto da bi uporabljali Googlove različice potrošnikov za njene aplikacije:

• G Suite omogoča upravljanje z uporabniki in funkcije skrbnika za več uporabnikov.

• G Suite dodaja nekaj zelo zanimivih varnih in zasebnih funkcij sodelovanja.

• G Suite vam omogoča bistveno povečanje pomnilnika.

• G Suite ponuja različne ravni revidiranja in eDiscovery podjetij.

• G Suite vam omogoča uporabo lastne e-poštne domene.

• G Suite vam omogoča, da pokličete številko in dobite dejansko, uporabno, človeško podporno osebo.

Nekateri so izjemno koristni. Osebno cenim dodano pomnilnik, prilagojeno e-poštno domeno in podporo. Katere funkcije bodo koristile vašemu podjetju, bodo odvisne od tega, kaj potrebujete.

I pinged socialnih medijev in vprašal nekaj ljudi, kako jih uporabljajo G Suite. Samantha Avneri je direktorica marketinga pri Regpacku, spletni podjetju za registracijo, ki ima manj kot 30 zaposlenih.

Povedala mi je, "Uporabljamo orodja G Suite obširno v našem poslu, da ohranimo nalogo in vzdržujemo dokumente o sodelovanju na enem mestu, jih lahko urejamo in enostavno iščemo in najdemo." Nadalje mi je povedala: »Dokumenti so neprecenljivi za moje vsebinske trženjske projekte in listi so edini način, da prenesem, uredim in souporabljam poročila, proračune in drugo.«

Anita Williams Weinberg je direktorica in kreativna direktorica kreativne agencije VerbStudios v Seattlu. Anita mi je povedala: "Moja ekipa obširno uporablja izdelke G Suite, saj veliko sodelujemo z novoustanovljenimi podjetji. Veliko jih je podjetij, ki delujejo na bloke, AI ali IoT, zato je Googlova rešitev za njih zelo stroškovno učinkovita."

Ko govorimo o stroškovni učinkovitosti, se pogovorimo o cenah.

Cene G Suite so jasne in razumljive

Cenitev sistema Office 365 lahko povzroči zmedo - zmeda na ravni Microsofta. Obstaja veliko različnih naročnin za Office - odvisno od tega, ali ste posameznik ali majhno podjetje, podjetje ali imate obstoječi sistem za licenciranje sistema Windows ali načrt Azure - da je skoraj nemogoče opisati vse možnosti v enem samem članku.

Nasprotno ima G Suite tri načrte: Basic, Business in Enterprise. Tukaj je kratek povzetek:

• Osnovna je 5 $ / mesec na uporabnika. Vsi uporabniki imajo 30 GB shrambe za shranjevanje.

• Podjetje je 10 $ / mesec na uporabnika. Na uporabnika dobite 1 TB prostora. Če imate pet ali več uporabnikov, dejansko dobite neomejen prostor za shranjevanje. O tem bom več govoril spodaj. Dodaja tudi zmožnost eDiscovery.

• Enterprise je 25 $ / mesec na uporabnika. Podjetniški načrti prihajajo z vsem, kar je v poslovnem načrtu, skupaj z veliko administrativnimi orodji in orodji za upravljanje na ravni podjetja.

To je ena od stvari, ki mi je všeč pri G Suite. To je jasno in razumljivo.

G Suite je na spletu in ne zahteva namestitve

Office 365 je zanimiv izdelek, ker je hibrid. Ko kupite naročnino sistema Office, dobite dostop do polnih različic osnovnih aplikacij za Office, ki jih lahko prenesete (katere aplikacije so odvisne od naročnine), skupaj z bolj omejenimi različicami aplikacij za mobilne naprave in spletom.

G Suite je tisto, kar kurci imenujemo aplikacija SaaS, za programsko opremo kot storitev. Naročite se na G Suite, namesto da ga kupite. V nasprotju s programsko opremo, ki jo je mogoče namestiti v stare šole, kot so osnovne aplikacije za Office, ne namestite G Suite v računalnik. Namesto tega se preprosto prijavite v svoj račun G Suite (podobno kot bi se prijavili v Gmail).

V telefonu lahko namestite nekaj mobilnih aplikacij, v načinu brez povezave pa lahko delate na projektih v G Suite, ne da bi bili povezani z internetom. To je koristno, če potujete. Čeprav osebno, ko izgubim internetno povezavo, samo sedim in cvilim žalostno, dokler ne začnejo teči znova.

Candy Bellau je lastnica Kramerica Business Solutions LLC, ponudnika računovodskih in poslovnih storitev, ki se nahaja v Metairie, Louisiana, tik pred New Orleansom. Povedala mi je: " Ljubim G Suite, vse je povezano, e-pošta, koledar, fotografije, pogon, listi. Vse je tam. Lahko dostopam do vsega, kar potrebujem, iz svojega prenosnega računalnika, telefona ali katerega koli računalnika. Vse kar moram storiti Za mojo dejavnost in moje življenje je to veliko lažje. "

G Gmail, Koledar in lastna e-poštna domena

Ena od prednosti G Suite je, da vam omogoča, da nastavite svojo osebno domeno kot vaš poštni strežnik. To pomeni, da lahko imate e-poštne naslove z več edinstvenimi naslovi, kot je [email protected]. Namesto tega lahko dobite in pošljete pošto kot svoje ime@vašo_podjetje.com.

Zdaj lahko gmail za potrošnike omogoča prejemanje in pošiljanje pošte tudi iz prilagojene domene. Razlika je v tem, da morate to storiti (zlasti za pošiljanje), zato potrebujete drug e-poštni strežnik, ki gosti to domeno. G Suite upravlja gostovanje domene, kar izjemno zmanjšuje zaplete.

Popolnoma se zanašam na Google Koledar za upravljanje vseh mojih projektov in rokov. Ta članek trenutno pišem v Google Dokumentih (čeprav uporabljam tudi Word - večinoma je odvisno od tega, kaj je najbolje za moje stranke). Hangouts uporabljam za komunikacijo z mojimi delovnimi skupinami. In imam terabajtov podatkov, varnostno kopiranih v Google Drive.

G Suite zagotavlja zelo enostavno sodelovanje

G Suite vključuje tudi Google+, ki je tudi Googlovo socialno omrežje. Zaradi zanimivosti Google+ v kontekstu G Suite lahko ustvarite svojo zasebno, varno poslovno socialno mrežo. Torej, medtem ko Google+ kot konkurent Facebooku morda ni prejel velike vleke, bi lahko koristno uporabili zmogljivosti storitve Google+ v vaši organizaciji, zasebno.

Google+ ne uporabljam veliko, vendar uporabljam sodelovanje na osnovi aplikacij G Suite. Preprosto povedano, na zaslonu lahko odprete preglednico ali dokument za obdelavo besedila in ga delite s toliko člani vaše ekipe, kot želite. Vsak lahko uredi in spremembe se prikažejo, ko vnašajo besedilo.

Moje ekipe to pogosto uporabljajo v telefonskih sestankih, včasih pa imajo dva ali tri dokumente odprte in na zaslonu naenkrat. Člani skupine lahko dodajo svoje lastne zapiske, urejajo celice preglednic ali spreminjajo besedilo. Pogosto bom pisal naslove na klic, nato pa opozoril nanj in stranke lahko spreminjajo v živo. To je ogromen prihranek časa.

Shawn Breyer vodi bazo Breyer Home Buyers, ki temelji na Atlanti. Oglejte si njihovo spletno stran, ker imajo zanimiv poslovni model na domačem prodajnem trgu. Shawn mi je povedal, "da lahko pospešimo našo produkcijo s skupnimi funkcijami G Suite. Lahko imam pet ljudi, ki delajo na isti datoteki Google Sheets hkrati."

Zdaj, če smo pošteni, spletne različice Microsoftovih jedrnih aplikacij prav tako omogočajo odlično sodelovanje, vendar to ne zmanjšuje moči sodelovanja G Suite. G Suite sem veliko lažje namestiti, dostopati in vstopiti.

Googlove aplikacije so tudi pogostejše za uporabo pri sodelovanju. V stotinah (če ne na tisoče) telefonskih sestankov, kjer sem delil žive dokumente, mislim, da je edini čas, ko smo uporabljali spletne aplikacije Office 365, ko je bil Microsoft Microsoft.

Google Drive shranjuje vse vaše dokumente v oblak

Google Drive je neposreden konkurent Dropboxu, Microsoftovim OneDrive, Box in drugim podobnim storitvam.

Kot pri drugih aplikacijah G Suite, obstaja tudi potrošniška in individualna različica Google Drivea in tista, ki je bila v G Suite. Za razliko od drugih Googlovih aplikacij za potrošnike, morajo uporabniki plačati Google Drive na kakršen koli način - in posamezna različica je lahko dražja od naročnine G Suite.

Najprej poglejmo različico za potrošnike. Od danes (cene storitev shranjevanja se zelo spremenijo, tako da se lahko to spremeni, ko ga preberete), potrošniki dobijo 15 GB prostora za shranjevanje. Če uporabljate Gmail za potrošnike, vsa vaša sporočila jedo v tem pomnilniku, tako kot vse datoteke iz vaših aplikacij. Google namreč dovoljuje tudi nekaj brezplačnega prostora za shranjevanje fotografij, saj je različica Google Drive za potrošnike tista, ki podpira številne telefone Android.

Po tem 15 GB pomnilnika (spet v različici Google Drivea, ki ni del G-ja) je takšna:

• Do 100 GB: 1, 99 $ / mesec

• Do 1 TB: 9, 99 $ / mesec

• Do 10 TB: 99, 99 $ / mesec

• Do 20 TB: 199, 99 $ / mesec

• Do 30 TB: 299, 99 $ / mesec

Kot lahko vidite, se doda.

Če primerjamo te cene s cenami v G Suite, se bo malo potegnilo možganov, a delali bomo z mano. Za G Suite ima Google dva cenovna modela: dodelitev pomnilnika na uporabnika in popolnoma neomejen prostor za shranjevanje.

Poceni sedeži G Suite imajo shrambo za posameznega uporabnika. Osnovni načrt zagotavlja 30 GB prostora za shranjevanje v oblaku (skupaj z vsemi drugimi zgoraj opisanimi funkcijami G Suite) za 5 $ / mesec. Če je vse, kar ste hoteli, skladiščenje, je jasno, da je potrošniška različica, ki znaša 1, 99 $ / mesec s 100 GB, boljša ponudba.

Poslovni načrt, kjer se stvari začnejo zanimati. Če imate v svojem poslovnem načrtu manj kot pet uporabnikov, boste plačali 10 EUR / mesec na uporabnika in dobili 1 TB prostora za shranjevanje na uporabnika. To je v bistvu enaka obravnava kot potrošniška storitev.

Toda, če imate pet uporabnikov ali več (v načrtu podjetja ali podjetja), imate naenkrat neomejen pomnilnik. To je veliko.

Včasih je bilo, da so številna podjetja za shranjevanje v oblaku ponudila neomejen prostor za shranjevanje, vendar so se po eni strani umaknili od teh ponudb. Zdaj je edino podjetje, ki sem ga našel, ki ponuja neomejeno shrambo po ceni, ki jo lahko mala podjetja absorbirajo, Google.

V storitvi Google Drive v oblaku imam približno 13 TB. Imel bi več, toda odkar sem prešel na Google Drive, je hitrost nalaganja v Comcastu tako počasna, da sem tam uspela dobiti samo 13 TB. Veliko več moram iti. Google Drive uporabljam kot svojo storitev za varnostno kopiranje v oblaku, hkrati pa hranim kopije vseh svojih dokumentov v živo. (Več o tem v nekaj.)

Če bi poskušal shraniti tistega 13 TB z modelom potrošniškega določanja cen za Google Drive, bi plačal skoraj dvesto dolarjev na mesec in vse to shranjevanje bi bilo vezano samo na moj račun. Moje majhno podjetje vključuje mojo ženo in ne bi mogla zlahka deliti tega prostora.

Po drugi strani pa sem kupil naročnino za pet uporabnikov v poslovnem načrtu Google G Suite. Vsak uporabnik stane 10 $ / mesec. Kot tak, plačam petdeset dolarjev na mesec za neomejeno hrambo, namesto dvesto dolarjev na mesec za shranjevanje z 20 TB omejitvijo.

To je malo čudno, ker imam samo dva dejanska uporabnika, vendar s plačilom zneska 50 $ / mesec, se Googlovi ogromni pomnilniški viri popolnoma odprejo. Prav tako vem, da lahko enostavno dodam do tri dodatne delavce projektom, ne da bi povečal mesečno porabo G Suite.

Očitno je, da če vam ni treba shranjevati ali varnostno kopirati terabajtov, te storitve morda ne boste potrebovali. Vendar ne pozabite, da projekti, kot so 4K video produkcije, jedo shranjevanje zelo, zelo hitro. Zame je to bistven del moje arhitekture shranjevanja.

Moj edini strah (in to je razumna, če upoštevamo Googleovo zgodovino ubijanja izdelkov) je, da bo Google nekega dne spremenil svojo neomejeno politiko shranjevanja, kot je Amazon. Moj edini pravi vir upanja je, da namesto 60 $ na leto, kar je Amazon zaračunal, Google zaračunava najmanj 50 $ / mesec. Ker se stroški shranjevanja vedno znižejo (zlasti za Google, ki kupi shrambo v velikostih velikosti planeta), bi to lahko zadoščalo za ohranitev programa.

Iskanje celotnega besedila (tudi v slikah)

Svoj pregled G Suite bom končal z eno od mojih najljubših funkcij. Zdaj, ko večino svojih dokumentov in datotek shranim v oblak na Google Driveu, dobim dostop do Googlovega legendarnega iskanja dokumentov.

To je veliko, ker Google Drive ne išče samo besedila v besedilnih dokumentih. Vse OCR-je, zato tudi če ste posneli sliko znaka in vse, kar imate v tej datoteki, je slikovna pika, jo bo našel Google Drive.

Med Gmailom za vso mojo pošto od leta 1997 in Google Drive (v katerem so vsi moji nevladni in ne-FERPA omejeni dokumenti) lahko iščem vse, kar sem kdajkoli napisal, prenesel, skeniral ali fotografiral - po vsem svojem dokumentov podjetja.

Upoštevajte naslednje: G Suite Google Drive iskanje spoštuje pravice dostopa. Ker sem primarni uporabnik v majhnem podjetju, imam dostop do vsega, kar je v mojih datotekah. Toda drugi zaposleni ali partnerji lahko vidijo le tisto, kar jim je odprlo, s precejšnjimi kontrolami upravljanja in dostopa G Suite.

Bi morali dobiti G Suite?

Kot pri skoraj vsakem nakupu, mora odločitev, ki jo kupite, vedno temelji na vaših edinstvenih potrebah. To je dejal, cene na G Suite je dostopna s skoraj vsako majhno podjetje in koristi so precejšnje.

Ali me skrbi, da lahko Google vidi vse, kar počnem? Ja. Do neke mere. Ker pa skoraj vse organizacije, s katerimi delam (vključno z vladnimi agencijami) prav tako uporabljajo Googlove izdelke in storitve, mislim, da bo Google moje stvari tako ali drugače videl. Dokler se Google izogne ​​temu, da bi se zaščitil pred kršitvami - in so v boljšem položaju, kot jaz bom kdajkoli prej - nisem preveč zaskrbljen, da bodo moji dokumenti šli v Great Index In Nebo.