S tehnologijo, ki se vedno bolj prepleta z vsemi vidiki poslovanja, vam lahko CNET @ Work pomaga - od proizvajalcev do malih podjetij z manj kot petimi zaposlenimi - začnete.

Za Todda Spodeka je odločitev, da svojo newyorško odvetniško pisarno opremi z Googlovimi programskimi aplikacijami, zmanjšala eno samo potrebo: sodelovanje.

"Uveljavili smo se na Googlu, ker je bil v ospredju orodij, ki temeljijo na oblaku, " je dejal Spodek, ki vodi PC Spodek Law Group.

"To je res poenostavljen proces in vse je enostavno upravljati, " je dodal.

G Suite, kot je bil Googlov Apps for Work, je bil lani izdelan za internet - ni presenetljivo, glede na Googlovo dediščino po PC-ju. Ta pristop je obvestil svoje aplikacije, ki delujejo na oblaku. To pomeni tudi, da vaše podjetje ne bo nikoli izgubilo podatkov ali dokumentov, ker se vse spremembe v Googlovih dokumentih samodejno shranijo in varnostno kopirajo v Googlov oblak. Vse, kar potrebuje vaša ekipa, je spletni brskalnik na računalniku ali mobilni napravi z dostopom do interneta.

Če se selite iz Microsofta, ne pozabite, da lahko traja nekaj časa, da spremenite potek dela iz MS Office v Google Apps. Morda bo potrebno tudi čas - in nekaj spodbude -, da prepričate nekatere uporabnike, da sprejmejo strukturo map v Gmailu v primerjavi s tem, kar so navajeni uporabljati s programom Outlook.

Je G Suite za vsakogar?

Potrebe in prednostne naloge pa niso enotne; Oglejmo si nekatera področja, kjer G Suite morda ni pravi za vaše majhno podjetje.

Medtem ko je Google zožil značilnosti vrzel od tistega, kar je bilo pred leti, G Suite's dokumentov in diaprojekcije možnosti še vedno bolj omejena kot Microsoft Word in PowerPoint. Torej, če čutite potrebo po vsaki možni funkciji za vsak slučaj, je Office boljša izbira.

Ker je vse v oblaku z G Suite, bodo vaši zaposleni začasno odrezani, če bo njihova internetna povezava na voljo ali če bo prišlo do izpada v Googlu.

Google je v začetku tega leta objavil, da bo prenehal skenirati e-poštna sporočila oseb, ki uporabljajo svojo brezplačno Gmailovo e-pošto, da jo prilagodi. Družba je izvzela poslovne račune podjetja G Suite iz personalizacije oglasov. Kljub temu nekateri morda še vedno skrbijo za zasebnost glede tega, ali nekdo bere e-pošto. Na koncu se postavi vprašanje, kako paranoični ste.

Verjetno za vas

Toda to so manjša vprašanja. Medtem, je podjetje v sredi dodajanja 10 novih funkcij v suite do konca leta. Če ste startup ali majhno podjetje, si poglejmo podrobneje, zakaj je G Suite lahko primeren za vaše potrebe.

Cena

Cena je privlačna. G Suite je na voljo v različnih stopnjah in različicah. Mesečna naročnina za profesionalne pisarniške in poslovne različice se giblje med 5 in 10 $ na uporabnika. Nasprotno pa se mesečni stroški za poslovne različice programa Microsoft Office 365 gibljejo med 8, 25 in 15 evri na uporabnika za premium izdajo.

Poznavanje

Zahvaljujoč Googlovemu znakovnemu statusu blagovne znamke je veliko vaših zaposlenih verjetno že seznanjenih z Gmailom in drugimi izdelki G Suite - in Google Docs, Sheets in Calendar imajo minimalne krivulje učenja. To pomeni, da vam ni treba skrbeti za usposabljanje zaposlenih ali vlaganje v notranje podporno osebje.

Glejte tudi: Končni priročnik za varnostno kopijo Gmaila

Preprostost

Ena sama prijava zagotavlja dostop do celotne zbirke aplikacij, uporabniki v istih delovnih skupinah pa lahko samodejno izmenjujejo informacije. Zaradi tega je primeren za sodelovanje pri digitalnih datotekah v realnem času s strani zaposlenih - ali celo vaših strank.

Ko gre za organizacijo elektronske pošte, je velika prednost: namesto, da bi zbrisali trdi disk vašega računalnika z gigabajti e-poštnih sporočil, lahko preprosto arhivirate sporočila v oblaku in jih nikoli ne skrbite za sinhronizacijo z drugo napravo.

Glejte tudi: Google prinaša pametni odgovor v Gmail za Android in iOS

Udobje

Biti v oblaku pomeni priročnost. Zaposleni lahko dostopajo do svojih informacij, ne glede na to, kje so iz katere koli naprave. V primeru, da so obtičali nekje izven dosega in ne morejo najti internetne povezave, lahko še vedno dostopajo do svojih dokumentov brez povezave. Skrbniki lahko nadzorujejo tudi dostop brez povezave z pravilniki naprave.

Z Googlom je lažje sodelovati na splošno. To odpravlja vse potrebe, da nosite okoli palec voziti za sinhronizacijo med pisarniški pisarni in prenosni računalnik v primeru, da morate delati na daljavo.

Glejte tudi: Google Docs: Ta velika posodobitev je dodala nekaj resnih novih funkcij

Kompatibilnost

G Suite poenostavlja souporabo dokumentov in urejanje skupin. Več urejevalnikov lahko delajo na isti datoteki v storitvi Google Doc hkrati, namesto da bi pregledali Wordov dokument in poskušali slediti revizijam. Nekateri se lahko izognejo prehodu zaradi priljubljenosti Microsoft Officea. Vendar G Suite omogoča uporabnikom urejanje Officeovih datotek, ne da bi morali imeti Officeovo programsko opremo. Po vnosu sprememb v datoteko lahko uporabniki v meniju izberejo Datoteka> Prenesi, da shranite dokumente za urejanje nazaj v Officeovo obliko. Google ponuja tudi razširitev, ki uporabnikom omogoča urejanje Officeovih datotek, ne da bi jih bilo treba pretvoriti v Googlovo obliko.

Glejte tudi: Google je predstavil Chrome Enterprise, katerega cilj je integracija z več poslovnimi sistemi

Varnost

Če se vaše podjetje zanaša na Android - za katerega se spomnimo, da je najbolj priljubljena telefonska platforma na svetu - ali Google Chromebooki, G Suite ponuja gladko povezavo s temi sistemi strojne opreme. Tudi če dobavite zaposlene v telefone Android, ki so v lasti podjetja, G Suite nudi varnostna in administrativna orodja, ki lahko na daljavo ponastavijo napravo in jo blokirajo, da bi jo uporabil nekdo drug v primeru kraje ali izgube.

Glejte tudi: Google dodaja varnostne kontrole za podjetje G Suite

Vsekakor je v programu Word, Excel, PowerPoint in drugih Microsoftovih ponudbah več funkcij. Razen redkih priložnosti, kolikokrat ne boste več imeli dostopa do teh funkcij? Večina ljudi uporablja le del zvonči in piščalke, ki jih Microsoft vseeno uvaja v svoje aplikacije.