Ko se podjetje šele začenja in ustanovitelji morajo zapolniti nekaj administrativnih lukenj, so lahko enostavne spletne aplikacije zapolnile praznino. Aplikacije, ki jih bomo tukaj pogledali, niso vedno dobre za velike organizacije; pravzaprav jih je več posebej zasnovanih za manjša podjetja, ki potrebujejo preproste, a robustne rešitve za skupne poslovne potrebe.

Upravljanje projektov z Basecampom

Ko podjetje začne servisirati več strank, mora upravljati logistiko in zagotoviti, da zaposleni delajo, kar se od njih pričakuje. Tam pride Basecamp.

Basecamp ni samo preprost koordinator projektov na spletu, ampak je najboljši na spletu. Ko se prijavite, lahko takoj začnete ustvarjati projekte in jih delite z zaposlenimi. Na spletnem mestu je možno ustvariti seznam opravil, zmožnost skupne rabe datotek, sledenje napredku projekta, sledenje času, da bi videli, kateri zaposleni so delali na projektu, in še več. V bistvu, Basecamp zagotavlja popolno storitev projektnega vodenja od konca do konca, ki vam omogoča, da vidite, kako dobro vaše podjetje opravlja vsak korak na poti.

Ustvarjanje in spremljanje projektov v Basecampu ne more biti lažje. Ampak Basecamp ni brezplačen. Njegova izdaja Basic stane 24 $ na mesec in omogoča uporabnikom, da ustvarijo in spremljajo 15 projektov hkrati in shranijo do 3 GB podatkov. Načrti se dvignejo na 149 $ na mesec, kar omogoča neomejeno število projektov, 50 GB prostora za shranjevanje in časovno sledenje (drugi načrti ne ponujajo časovnega sledenja). Če iščete nekaj preprostega in učinkovitega pri upravljanju vaših projektov, je Basecamp vreden denarja.

Vzemite vse zapiske z Evernote

Pridobivanje zapisnikov in njihovo kategoriziranje je težko in preveč zamudno. Evernote je odlično orodje za podjetnike, ki želijo organizirati vse svoje vizualne in besedilne beležke.

Evernote je na voljo v dveh brezplačnih okusih in premium. Brezplačna različica omogoča zapisovanje, fotografiranje in zajemanje spletnih strani s pomočjo računalnika ali računalnika Mac. Ko končate, jih lahko naložite na strežnik Evernote, ki nato na svojih slikah izvede osnovni OCR, kar omogoča enostavno iskanje, ko opravite iskanje. Premijska različica, ki stane 5 USD na mesec, ponuja 500 MB mesečnega pomnilnika (brezplačna različica ima samo 40 MB pomnilnika), boljše varnostne funkcije in možnost sinhronizacije katere koli vrste datotek z drugimi računalniki ali mobilnimi telefoni.

Evernote deluje zelo dobro. Uporabljam ga za zapiske in občasno nalagam avdio in fotografije in v nekaj minutah se podatki razvrščajo glede na informacije, ki jih vsebuje. Na primer, če iščem »Windows XP« v svojem računu Evernote, takoj prikaže vse besedilne datoteke in zvočne posnetke, ki omenjajo Windows XP. Vedno sem presenečen, kako enostavno je najti moje grde note.

Za poslovni svet je Evernote idealno orodje. Omogoča preprosto vzdrževanje zapisnikov o sestankih in če želite kasneje zabeležiti konferenčne klice za vrednotenje, lahko uporabite Evernote, ki vam bo pomagal obrniti spomin. V bistvu je Evernote še en upravni pomočnik v pisarni. Edina razlika je, da je brezplačna, če ne potrebujete polne podpore ali 5 $ na mesec, če želite vsako funkcijo. Za podjetje, ki želi zagotoviti vse, kar počne, je dobro organizirano, to ni nič.

FreshBooks za zaračunavanje

Obstaja veliko storitev zaračunavanja na spletu in vsaka ponuja svojo kombinacijo uporabnosti in uporabnosti za podjetje. Če pa iščete nekaj preprostega, ki vam bo olajšalo spremljanje vaših obračunskih ciklov, je FreshBooks dober začetek.

FreshBooks omogoča enostavno upravljanje strank, projektov in, kar je najpomembneje, računov. Orodje ustvarja ponavljajoče se račune in samodejno zaračunava strankam. Še bolje, to je relativno cenovno: lahko plačate nič, če potrebujete osnovno izdajanje računov ali plačate do $ 149 na mesec, če želite več zaposlenih za dostop do računa.

Ko sem začel uporabljati FreshBooks, vem vse funkcije, ki jih ponuja, sem pričakoval velike stvari iz orodja. In na srečo sem bil zadovoljen. Poleg tega, da je mogoče uvoziti iz in izvoziti v QuickBooks in CSV datoteke, se orodje samodejno integrira z rešitvami za obdelavo plačil, kot je PayPal in njegova zasnova omogoča hitro in enostavno dokončanje nalog za izdajanje računov. Pravzaprav sem ugotovil, da lahko ustvarim račune in jih pošljem strankam v veliko krajšem času kot razvoj osnovnih računov v Word in jih tako pošljem strankam.

Kje FreshBooks res zasije, je v njenem sledenju. Če uporabljate surov sistem za obračunavanje, verjetno imate težave s spominom, kdaj ali če ste bili plačani. FreshBooks odpravlja to težavo in ponuja podokno menija, ki prikazuje neporavnana plačila in pretekla plačila, tako da veste, kdaj prihaja denar. Če vas skrbi videz računa, ga lahko prilagodite na način, ki ga želite in celo vnesete logotip vašega podjetja.

FreshBooks je veliko orodje za izdajanje računov, ki mi je všeč boljša od funkcije vgrajene v QuickBooks. FreshBooks je preprosta, cenovno ugodna in kar je najpomembnejše, je uporabna.

Spremljajte zaposlene z InOut Board

Želite vedeti, kdaj vaši zaposleni vstopajo v pisarno? Želite vedeti, kdaj ponoči odhajajo? Če je temu tako, si oglejte spletno različico InOut Board.

InOut Board spremlja status zaposlenih (ne glede na to, ali so v pisarni), prisotnost, koledarje in celo telefonska sporočila s pomočjo brezplačnega sledilnega agenta, ki temelji na Windows. Orodje vključuje tudi platformo za takojšnje sporočanje v celotni družbi, tako da lahko zaposleni v podjetju klepetajo med seboj brez uporabe storitev, kot sta AIM ali Google Talk.

Ko bo InOut Board razmeščen, vam bo omogočil, da dodate zaposlene v sistem in začnete slediti njihovemu statusu. Ko zaposleni zjutraj vstopijo v pisarno, lahko vnesejo svoj čas in uporabijo InOut Board, da stalno posodabljajo sistem o tem, kaj se dogaja v njihovem dnevu. Vodstvo lahko tudi skrivaj sledi statusu zaposlenih, da se prepriča, da delajo in ne delajo stvari, ki jih ne bi smele opravljati v pisarni. Te funkcije ne maramo.

InOut Board je idealno orodje za sledenje za majhno podjetje, ker je lahek in zagotavlja osnovne informacije, ki jih zahtevajo menedžerji. Spletna različica je brezplačna 30 dni in če se boste odločili, da jo boste uporabljali, boste morali plačati 9, 95 $ na mesec za 10 uporabniških licenc ali do 349, 95 $ na mesec za 2000 uporabniških licenc.

Trenutno za komunikacijo med zaposlenimi

Trenutno je zaradi pomanjkanja boljše analogije Twitter s skupinami za podjetja. Mislimo, da je to najboljši izdelek "dela Twitter".

Podjetja trenutno razpolagajo z orodji, ki so potrebna za ustvarjanje lastnih omrežij mikroblogov v pisarni, upravljavcem pa omogoča, da vse uporabnike ločijo v skupine. Z drugimi besedami, podjetja lahko vodenje prenesejo v eno skupino, zaposleni na nižji ravni pa v druge, tako da se lahko razpravlja med člani brez skrbi, da bi se nezaželeni zaposleni pridružili.

Ko je trenutno nameščen v pisarni, bodo zaposleni, ki se bodo prijavili, samodejno premeščeni v določene skupine. Vsi se lahko pogovarjajo v javnem forumu, spoprijemajo se z drugimi zaposlenimi in uživajo izkušnje, ki so podobne podjetju na Twitterju. Pri testiranju, ustvarjanju skupin in pogovarjanju z drugimi je bilo enostavno in uvedba ni bila lažja: uporabniki se morajo prijaviti, se pridružiti zadevnemu računu podjetja in so pripravljeni na odhod.

Toda za razliko od Twitterja, trenutno ni nujno, da je prost. Če želite njen najenostavnejši nabor funkcij, trenutno ne bo stalo niti centa. Toda če iščete napredne upravne funkcije in možnost namestitve na vašo lokalno omrežno infrastrukturo, podjetje zaračuna 1 $ na uporabnika na mesec.

Shoeboxed za vse vaše račune

Eden od najpomembnejših vidikov vodenja podjetja je spremljanje prejemkov, tako da ste lahko v davčnem času prepričani, da ste pripravljeni vložiti točne donose. In Shoeboxed vam bo pomagal narediti prav to.

Shoeboxed je edinstven v tem krogu, ker zahteva nekaj, česar drugi ne: nekaj delovanja brez povezave. Če želite uporabljati storitev, boste morali družbi Shoeboxed poslati potrdila ali vizitke prek navadne pošte. Ko podjetje prejme vaše račune, jih bo skeniralo v vaš račun in jih dalo na voljo na spletu, tako da jih ne boste izgubili. To je čista ideja in tista, ki je ne smete spregledati, če imate težave, ko se spomnite, kje položite vsak račun.

Ampak to se izboljša. V zadnjih tednih je podjetje Shoeboxed podpisalo pogodbe s podjetji, kot so Evernote, FreshBooks in drugi, ki omogočajo povezavo dveh računov in pošiljanje računov neposredno na prej navedene storitve. Pošiljal sem nekaj potrdil na FreshBooks preko Shoeboxed in spoznal, da je to z vidika računovodstva idealen način za spremljanje mojega delovanja.

Tako kot drugi, Shoeboxed ponuja brezplačno različico, če želite manj funkcionalnosti in oglasov, vendar to ni ravno najboljša možnost. Podjetje ponuja tudi lite, klasične in poslovne različice, katerih cena je 9, 95 $, 19, 95 $ in 49, 95 $. Vsak od njih ima enake zgoraj navedene lastnosti, vendar se razlikujejo glede na omejitev števila prejemkov, ki jih bo podjetje skeniralo. Uporabljam različico 19, 95 $, saj je to najbolj koristno zame. Če imate veliko podjetje, boste morda želeli razmisliti o uporabi 49, 95 $ različice.