Strašen gumb Odgovori vsem je prejšnji teden zazvonil še eno žrtev, ko je poveljnik Policijske uprave v Los Angelesu zaprosil njegove uradnike po e-pošti, da nekoga aretirajo zaradi nezakonite prodaje mladoletnih zajčkov, zato oddelek ne bo prejel črnega očesa v mediji.

Kot poroča Ana Garcia za NBC južni Kaliforniji, poveljnik ni ugotovil, da je bil njegov odgovor na uradnika LAPD poslan tudi producentu televizijskih novic, ki je zahteval informacije o pomanjkanju aretacij zaradi krutosti živali mesece po tem, ko je oddelek trdil, da je uničil prakso.

Za razliko od številnih žrtev, ki so odgovorili z vsemi, je poveljnik prejel podporo svojega šefa, načelnika LAPD Charlieja Becka, ki je dejal, da je poveljnik le dodeljeval sredstva.

Ne, to ni risanka Looney Tunes, v kateri igra Bugs Bunny kot neustrašni novinar in Elmer Fudd kot obsedeni policijski poveljnik. Sliši se kot ena.

Na žalost se nenamerni odgovori na vse pogosto ne smejo smejati. Lani januarja je Ruth Graham poročala o Grindstoneu o ženski, ki je izgubila službo po tem, ko je zanikala, da je menedžer obžaloval odgovor, za katerega je mislila, da bo šla le peščica sodelavcev, vendar je bila dejansko poslana vsem v podjetju.

Ali je katera koli funkcija računalnika povzročila več žalosti kot Odgovori vsem? Nekatere organizacije so šle tako daleč, da onemogočijo funkcije za odgovor in vse v svojih poštnih sistemih - vsaj za izbrana sporočila.

Uporabniki Microsoft Outlooka se lahko izognejo naključnim odgovorom na vse, tako da skrijejo gumb Odgovori vsem (ki se v Outlooku 2003 in 2007 imenuje Odgovori vsem). Prav tako lahko nastavijo Outlook, da odloži sporočila, ki jih pošiljajo, da si zadanejo nekaj sekund ali minut, da ujamejo svoje napake.

Morda je najučinkovitejša obramba pred nenamernim odzivom na odejo uporaba brezplačnega dodatka TuneReplyAll za Outlook 2010, ki generira opozorilo, ki ga morate klikniti, preden odgovorite vsem prejemnikom sporočila.

Izogibajte se nenamernim odgovorom na vse, tako da odstranite gumb iz orodne vrstice ali traku Outlooka

Delovni dan je pogosto neskončna serija motenj. S tako veliko ljudmi, programi in dejavnostmi, ki tekmujejo za našo pozornost pri delu, ni čudno, da včasih kliknemo napačen gumb.

Najenostavnejši način za preprečevanje nenamernih odgovorov vsem je odstranitev možnosti Odgovori na vse iz standardne orodne vrstice v Outlooku 2003 in 2007 ter Odgovori vsem iz traku v Outlooku 2010. To v prvih dveh programih je preprosto; enakega ni mogoče reči za odstranjevanje Odgovori vsem iz traku Outlook 2010.

V Outlooku 2003 in 2007 pritisnite tipko Alt in povlecite gumb Odgovori na vse v orodni vrstici ali kliknite puščico navzdol na skrajni desni strani orodne vrstice, izberite Dodaj ali odstrani gumbe, izberite Standard in počistite možnost Odgovori vsem. Upoštevajte, da morate dokončati korake tako v glavnem oknu programa Outlook kot v oknu s sporočili v Outlooku.

Če želite prilagoditi trak Outlook 2010, je gumb Odgovori vsem ločen od drugih možnosti odgovora, sledite korakom, ki jih je opisal William Zhou na spletnem mestu Office TechCenter:

Kliknite zavihek Datoteka, izberite Možnosti in izberite Prilagodi trak.

V desnem podoknu izberite Odgovori in kliknite Odstrani.

Dvakrat kliknite Nova skupina. Preimenujte prvo novo skupino (po meri) kot »Odgovori (po meri)«, drugo pa »Odgovori vsem (po meri)«.

Na vrhu levega podokna kliknite Glavne kartice iz »Izberite ukaze iz«.

V levem podoknu razširite možnost Domača stran (Pošta) in Odgovor.

V desnem podoknu izberite Odziv (po meri).

Dodajte ukaze »Objavi odgovor«, »Odgovori«, »Posreduj«, »Sestanek«, »Sporočilo«, »Več« iz levega okvirja v Odziv (po meri) v desnem podoknu enega za drugim.

V desnem podoknu izberite »Odgovori vsem (po meri)«.

Dodajte ukaz Odgovori vsem na "Odgovori vsem (po meri)".

Izberite »Odgovori vsem (po meri)« in z gumbom Dol za premik pod možnostjo »Pošlji / Prejmi (IMAP / POP)«.

Kliknite V redu.

Zgornje korake lahko spremenite, da bi popolnoma odstranili gumb Odgovori vsem, tako da ustvarite samo eno novo skupino z imenom Odziv (po meri), ki nima možnosti Odgovori vsem. V vseh treh različicah Outlooka lahko še vedno odgovorite na vse s pritiskom na Ctrl-Shift-R ali s klikom na Možnosti> Odgovori na vse v Outlooku 2003 in 2007.

Lani decembra je Rob Lightner iz CNET-a opisal Microsoftov brezplačen dodatek NoReplyAll za Outlook 2010, ki pošiljatelju sporočila onemogoči funkcije Odgovori vsem in Posreduj sporočilo. Kot pojasnjuje Rob, program vključuje funkcijo, ki vam omogoča onemogočanje vseh odgovorov za vsa sporočila, ki jih prejmete.

Sorodne zgodbe

• Najslabši "Odgovori vsem"?
• 5 načinov, kako se izogniti vleku Petraeusa
• Leahy obljublja, da za FBI ni dostopa po elektronski pošti

Žal dodatek deluje samo za prejemnike na isti domeni Exchange. Podobno funkcija Outlook-a za pošiljanje sporočil deluje samo z računi Exchange; spletna stran za podporo za Outlook pojasnjuje, kako deluje iskanje sporočil v Outlooku 2003.

Gmail vam daje boljše možnosti za preklic nenamernega odgovora na vse s funkcijo za razveljavitev pošiljanja storitve. Če jo želite omogočiti, kliknite ikono zobnika v zgornjem desnem kotu glavnega Gmailovega okna, izberite Nastavitve in na kartici Splošno potrdite možnost Omogoči razveljavitev pošiljanja. Kliknite gumb Shrani spremembe na dnu nastavitev, da omogočite to možnost.

(Če ne vidite možnosti za razveljavitev pošiljanja, kliknite kartico Labs in jo omogočite tam.)

Na žalost je maksimalno obdobje odpovedi le 30 sekund (preostale tri možnosti so 5, 10 in 20 sekund). V mnogih primerih je pol minute dovolj dolgo, da se zavedate, da ste izbrali napačno možnost odgovora in se izogibajte temu, da bi delali.

Nastavite Outlook, če želite odložiti vsa poslana sporočila

Funkciji zakasnitve sporočila lahko dodate Outlook, tako da ustvarite pravilo, ki samodejno duši e-pošto, poslano na določene naslove ali vse prejemnike. Aprila 2008 sem opisal, kako ustvariti pravilo pošiljanja z zakasnitvijo v Outlooku 2003 in 2007.

Postopek ustvarjanja pravil je v Outlooku 2010 enak, čeprav so koraki za odpiranje čarovnika za pravila različni: kliknite Datoteka> Info> Upravljanje pravil in opozoril, da bo postopek določanja pravil potekal v tem programu.

Prosti program doda opozorilo »odgovori na vse« za Outlook

Veliko žalosti, ki so jo povzročili nenamerni odgovori na vse, bi lahko preprečili samodejni "Ali res želite?" potrditev. Da, zavedam se, kako težko je, če kliknemo taka opozorila, ko se vam mudi, da pridete do konca svojega delovnega dne. Kadar so bombardirani s pop-up opozorili, ljudje pogosto klikajo prek njih, ne da bi jim namenili kakršnokoli pozornost.

Ampak to je varnost vašega dela, o kateri govorimo tukaj. Če se odločite, da je tveganje, da vaše sporočilo doseže napačne ljudi, večje od vaše potrebe po hitrem pošiljanju, prenesite in namestite brezplačen dodatek TuneReplyAll za Outlook 2010 za IvaSoft.

Ko namestite program v računalnik, ga morate ročno omogočiti prek možnosti Add-in Options programa Outlook 2010. Kliknite Datoteka> Možnosti> Dodatki in na seznamu dodatkov izberite TuneReplyAll. Izberite gumb Možnosti dodatka. Možnosti programa so prikazane v zavihku TuneReplyAll.

Ko je dodatek omogočen, se prikaže opozorilo, ko izberete Odgovori vsem in vprašate, ali resnično želite, da vsi prejemniki sporočila prejmejo vaš odgovor. Privzeto je izbran gumb Ne, tako da s pritiskom na Enter prekličete dejanje za odgovor. Za potrditev odgovora na vse morate klikniti gumb Da (ali pritisnite Tab in nato Enter).

TuneReplyAll omogoča tudi izključitev lastnega naslova, ko odgovarjate na vse. Program lahko nastavite tako, da samodejno doda vaš naslov v polje Za :, Kp: ali Skp: za vsa odhodna sporočila. Preizkusil sem program na samostojnem računalniku (ki ni del domene Exchange) in je deloval kot oglaševan.

Druga stran enačbe za odgovor je zmožnost privzetega odgovarjanja na vse prejemnike sporočil. V Gmailovih laboratorijih je bila ponujena možnost Privzeti odgovor vsem, ki je bila odstranjena - vsaj orodje v mojem Gmailovem računu ni bilo na voljo.

Podjetja se zdi, da se gibljejo v nasprotno smer: v smeri onemogočanja odgovorov vsem, kot je Mike Rosenwald poročal prejšnji mesec na Businessweek.com.

Po podatkih zaposlenih v organizacijah, ki so v svojih sistemih za elektronsko pošto onemogočile vse odgovore, ta funkcija zagotovo ni zamujena.