Elektronska pošta je največja spodbuda za pisarniško produktivnost od izuma telefona. Elektronska pošta je največja izguba delovnega časa od izuma kavni avtomat.

V zadnjem času sem se nagibal k slednjemu predlogu. Izračunam, da je le eno od petih sporočil, ki omogočajo, da je v Gmailovem filtru za neželeno pošto v mapo »Prejeto«, vredno časa, da jih odprete in preberete.

Sorodne zgodbe

• Združite svoje stike Gmail in iPhone li>
• Sinhronizirajte stike in koledarje med Outlookom, Gmailom in iPhoneom
• Združite Outlook in Gmail stike
• Shrani Outlookovo e-pošto na trdi disk
• Odstranite priloge iz e-pošte programa Outlook

To ne vključuje neželene pošte, ki jo Gmail samodejno identificira in blokira, kar je v zadnjih letih padlo z več kot 90 odstotkov vseh sporočil, poslanih na nekaj več kot 70 odstotkov, pravi Symantec.

To je še vedno veliko junk zamašitev Net-o-sfera in razširitev naših delovnih dni po nepotrebnem. Tukaj je, kako porabiti več časa za komunikacijo in manj časa za rokovanje z e-poštnim računom.

Enostavna prepis glasu do e-pošte prek storitve Google Voice

Dve najbolj očitni alternativi elektronski pošti sta stari, zanesljivi telefon in ne tako stara, ne tako zanesljiva takojšnja sporočila. Telefonski klici in UI ne zagotavljajo pol-trajnega zapisa, ki ga ponujajo teme e-pošte, čeprav vam večina vodilnih klepetalnic in združevalcev sporočil, kot je brezplačen odjemalec Adium, omogoča vzdrževanje dnevnika klepetov.

Facebook sporočila in Google Chat omogočajo ogled (in brisanje) zgodovine sporočil. Trenutno neposredno sporočilo Twitter shrani zadnjih 100 sporočil, poslanih in prejetih prek te storitve, v skladu s Centrom za pomoč za Twitter.

Nuanceova aplikacija Dragon Dictation za iPhone, iPad in iPod Touch omogoča snemanje glasovnega sporočila in njegovo pretvorbo v besedilo, ki ga lahko pošljete po e-pošti. (Podobni izdelki so na voljo v podjetju za telefone Android in BlackBerry.)

Enako konverzijo govora in e-pošte lahko izvedete iz katerega koli telefona, tako da pokličete svojo številko Google Voice. Storitev samodejno prepiše vaše glasovno sporočilo in vam nato omogoča pošiljanje prepisa. Ko sporočilo pustite sebi, odprite račun Google Voice, kliknite Več na dnu sporočila in izberite E-pošta.

Transkripcija po e-pošti bo privzeto vključevala vstavljeno sporočilo o snemanju in prepisu ter povezavo do izvirnega glasovnega posnetka. Če želite poslati samo transkripcijo, vnesite e-poštni naslov prejemnika, počistite potrditveno možnost »vključi povezavo« na dnu okna za pošiljanje ter izberite in izbrišite pripravljeno sporočilo.

Kakovost transkripcijskega mehanizma Google Voice je hit-and-miss, vendar je večina vsaj razumljiva (če je včasih šaljiva). Medtem ko ne bi nujno želeli poslati takega prepisa potencialni stranki ali delodajalcu, je pretvorba glas v besedilo primerna za večino vsakodnevnih komunikacij.

Storitve kratkih sporočil niso vredne truda

Dlje kot je e-poštno sporočilo, manj verjetno je, da ga bo prejemnik prebral. Storitev Shortmail omejuje sporočila na 500 znakov, kar je več kot trikrat kratka omejitev, vendar še vedno precej skromna, še posebej za podrobne elektronske pošiljatelje, kot je vaša.

Moje goveje meso s storitvijo ni omejitev dolžine sporočila, ampak zahteva, da uporabite še en e-poštni naslov, ta z URL-jem "shortmail.com". Uporabite lahko svoje uporabniško ime za Twitter in se prijavite v storitev s poverilnicami za Twitter, ki samodejno uvažajo vaše stike v storitvi Twitter. Lahko tudi uvozite stike iz drugih spletnih storitev.

Komplet storitev, ki se imenuje two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es in five.sentenc.es, uporablja subtilen pristop za spodbujanje kratkosti e-pošte. Spletna mesta od vas zahtevajo, da sporočila prostovoljno omejite na to število stavkov in prilepite povezavo na spletna mesta, da pojasnite omejitev stavka in zahtevate, da vaši prejemniki sprejmejo omejitev dolžine.

Jaz sem nagnjen, da pišejo e-mail pisatelji gredo naprej tako dolgo, kot želijo vedoč, da bom prebral toliko svojega sporočila, kot se mi zdi koristno ali zanimivo in preskočite preostanek. Prav tako lahko ljudje, ki jih pošiljam po e-pošti, ignorirajo nekaj ali vse moje sporočilo. To ni tako, kot da nas ta beseda napolni (vsaj še ne).

Izolirajte notranja sporočila vaše organizacije

Kot sem omenil zgoraj, Facebook, Twitter in druge priljubljene socialne mreže omogočajo pošiljanje sporočil posameznim prijateljem in privržencem. Glavna prednost sporočil v družabnem omrežju je, da se z nekom povežete, ne da bi se morali vpisati v drugo storitev ali, če ste že prijavljeni, morate preiti med okni brskalnika. Primarna pomanjkljivost je, da so vaša sporočila shranjena na več različnih mestih.

To pa ni tako velik problem za ljudi v organizaciji. Prijatelj, ki dela za priljubljeno spletno restavracijo, je pred kratkim pohvalil, da je mapa »Prejeto« za njegov e-poštni račun skoraj prazna. To je zato, ker je storitev pred kratkim prešla na "podjetniško socialno mrežo" za vse svoje notranje komunikacije.

Dve izmed najbolj priljubljenih storitev sta Yammer in Salesforce.com. Obe storitvi uporabljata lasten URL organizacije in sta na voljo v brezplačnih različicah, ki temeljijo na plačilu. Oba obljubljata, da bosta presegala preprosto sporočanje, da bi olajšala izkoriščanje skupnega možganskega potenciala vašega podjetja.

Kot pri vsaki novi storitvi, ki obljublja, da bo povečala produktivnost vaše skupine, je ključ do tega, da jih uporabite. Za mnoge delavce je vredno poskusiti vse, kar bo zmanjšalo količino časa, ki ga porabijo za čiščenje detritusa.

Zdi se, da dan ne poteka brez uvedbe novega načina, kako doseči ljudi - posamezno ali v skupinah - ter deliti datoteke, usklajevati projekte in objavljati na spletnih dnevnikih, med drugimi dejavnostmi. Nič ni prišlo skupaj, da to počne vse, kar počne elektronska pošta. Nekoč bo elektronska pošta potekala po peresu, vendar še ne. Do takrat bomo še naprej iskali načine za zagotovitev, da tehnologija deluje za nas, ne proti nam.