Konec prejšnjega meseca je Microsoft uvedel serijo posodobitev za Office za iPad, vključno z možnostjo dobrodošlice za izvoz datotek Word, Excel ali PowerPoint v PDF.

Samo en problem: zelo je omejen. Prvič, težko ga je najti. Namesto, da bi jo dodali v meni Datoteka, kot bi pričakovali, je Microsoft vstavil funkcijo v meni Skupna raba (ki je sama po sebi neomejena ikona in ne označen meni).

To je manj skrivnostno, ko se zavedate, da imate samo eno možnost izvoza v PDF in da jo spreminjate v e-poštno prilogo. Če želite datoteko shraniti lokalno ali jo naložiti v trgovino v oblaku (vključno z lastnim Microsoftovim sistemom OneDrive), je težka sreča.

Na srečo lahko izkoristite neprecenljiv IFTTT, da bi tej možnosti dodali še več vsestranskosti - namreč usmerjanje teh priloženih dokumentov PDF v oblak po vaši izbiri. To še vedno ni tako preprosto, kot je lokalna možnost shranjevanja, vendar pa mora vsekakor olajšati življenje.

Za vsakogar, ki že pozna IFTTT, si oglejte pregled procesa na visoki ravni:

1. Aktivirajte e-poštni kanal.
2. Aktivirajte kanal za želeno storitev v oblaku: Polje, Dropbox, Evernote, Google Drive itd.
3. Ustvarite recept, ki usmerja e-poštne priloge k tej storitvi.

In tukaj je podrobnejša vadnica:

Prvi korak: Prijavite se v svoj račun IFTTT (ali ga ustvarite, če je potrebno), nato pa aktivirajte e-poštni kanal. To storitvi omogoča, da prepozna sporočila, poslana z vašega e-poštnega računa, in jih obnaša glede na recept, ki ga ustvarite. S potrditvijo potrditve aktivacije se morate strinjati po e-pošti.

Drugi korak: Odločite se, katera storitev v oblaku naj bo na prejemnem koncu dokumentov PDF, nato pa aktivirajte ta kanal. Za dovoljenje za dostop do računa IFTTT v računu v oblaku boste morali opraviti enkratno pooblastilo.

Tretji korak: kliknite Moji recepti, nato Ustvari recept, nato velika modra povezava. Pomaknite se navzdol do (ali poiščite) e-poštnega sporočila in ga kliknite, da bo vaš sprožilec.

Četrti korak: Kliknite »Pošlji IFTTT označeno e-poštno sporočilo«, nato izberite oznako, ki jo je enostavno zapomniti. Očitna izbira je #PDFs, lahko pa jo naredite nekaj posebnega za poslovanje, kot je #Widgets. Kliknite Create Trigger (Ustvari sprožilec), nato velika modra povezava.

Peti korak: Zdaj poiščite želeno storitev v oblaku in jo kliknite. Nato kliknite »Dodaj datoteko iz URL-ja«.

Šesti korak: Preglejte polja za ta recept. Privzeto bo ime datoteke za novo ustvarjeno datoteko PDF tisto, kar boste uporabili za zadevo e-poštnega sporočila - dokler vključite prej omenjeni hashtag. Če pošiljate, recimo, poročilo o prodaji, bo v vrstici z naslovom napisano »Prodajno poročilo #PDF.« Preneseni PDF bo imel ime datoteke "sales report.pdf".

Sedmi korak: Če želite, spremenite ciljno mapo za datoteke PDF. Če ne, kliknite Ustvari akcijo. Preglejte vse podrobnosti (morda prekličite izbiro »Prejmi obvestila, ko se izvaja ta recept«), ki se lahko mudi v naglici), in nato kliknite Ustvari recept.

Zdaj, ko izvozite dokument PDF iz Officea za iPad, ga pošljite na [email protected] (poskrbite, da bo prišel iz e-poštnega naslova, ki ste ga povezali v prvem koraku). Dodajte izbrano oznako v vrstico z zadevo, tapnite Pošlji in končali ste. V eni minuti lahko vaš dokument PDF prispe v vaš račun v oblaku (v imenovani mapi), kjer ga lahko preprosto dostopate in ga delite.