Ko se vaš e-poštni nabiralnik napolni, je lahko težko razlikovati pomembna sporočila od tistih, ki jih lahko berete pozneje - če sploh. Eden od načinov za prepoznavanje osebnih e-poštnih sporočil iz neosebnih je število prejemnikov. Če označite sporočila, ki ste jih poslali samo vam, je manj verjetno, da boste zamudili pošto, ki zahteva takojšnjo pozornost.

Lani novembra sem opisal, kako združiti več e-poštnih računov in jih organizirati s filtri in oznakami. To lahko pomaga prenašati manj pomembna sporočila iz mape »Prejeto« in v mape, ki jih lahko preberete v prostem času.

Vendar vsa nefiltrirana sporočila niso osebno naslovljena na vas. Pogojno oblikovanje Microsoft Outlook 2010 in Gmailovi "indikatorji osebne ravni" vam pomagajo doseči napredek pri teh prilagojenih sporočilih, tako da na prvi pogled označite, ali je vaš naslov osamljen v polju Za: ali je bila pošta poslana več prejemnikom.

Spremenite videz osebno naslovljene pošte v Outlooku 2010

Funkcijo pogojnega oblikovanja Outlook 2010 lahko uporabite za spreminjanje videza sporočil, ki ustrezajo določenim značilnostim. Za dostop do funkcije kliknite jeziček Pogled na traku, izberite Pogled nastavitve na skrajni levi strani traku in v pogovornem oknu Nastavitve naprednega pogleda izberite Pogojno oblikovanje.

Kliknite Dodaj, da ustvarite novo pravilo, podajte pravilo ime (na primer »Samo meni«) in izberite gumb Pogoj. V pogovornem oknu Filter označite »Kje sem« in v spustnem meniju na desni izberite »edina oseba v vrstici Na«. Kliknite Ustvari, da ustvarite filter.

Nazaj v pogovorno okno pogojnega oblikovanja označite novo pravilo (če še ni). Nato kliknite gumb Font in izberite vrsto pisave, velikost in barvo, ki vam bodo olajšali prepoznavanje sporočil, ki ustrezajo pravkar ustvarjenemu pravilu. Zame je značilna barva (kostanjevka) tisti, ki se ukvarja.

Dvakrat kliknite V redu, da zaprete pogovorna okna in se vrnete v mapo »Prejeto«, kjer bodo sporočila »samo meni« prikazana v formatu, ki ste ga ravnokar podali. Ustvarite lahko druga pravila za pogojno oblikovanje, da prepoznate sporočila, kjer se vaš naslov prikaže v polju Cc ali v polju To za druge. Vendar pa sem ugotovil, da je dovolj, da barvno kodiramo samo eno vrsto sporočil, da se izognemo zapomnitvi, kaj označuje več barv ali oblikovanja.

Gmailovim sporočilom dajte osebni kazalnik

Zaznavanje osebnih sporočil v Gmailu je preprosto, če aktivirate osebne kazalnike ravni storitve. Ta funkcija postavi na levo posamezne predmete sporočil v vaši mapi »Prejeto«, ki označujejo pošto, poslano na vaš naslov, namesto na poštni seznam, in dvojno okence poleg predmetov sporočil, poslanih samo na vaš naslov.

Če si želite ogledati Gmailove kazalnike osebne ravni, v zgornjem desnem kotu glavnega Gmailovega okna kliknite Nastavitve, izberite jeziček Splošno (verjetno privzeti pogled) in se pomaknite do možnosti »Osebni kazalniki ravni«, ki se prikaže tik pod možnostjo Podpis. Izberite "Pokaži kazalnike" in kliknite gumb Shrani spremembe na dnu okna.

Vrvi se pojavljajo v Gmailovem indikatorju »Pomembno«, ki je namenjen poudarjanju prednostnih sporočil na podlagi Gmailovih pravil. Če želite videti Gmailov razlog za označevanje sporočila kot pomembnega, premaknite kazalec nad kazalnik.

Merila vključujejo sporočila, poslana neposredno vam, besede v sporočilih, ljudje v pogovoru, vašo nagnjenost k branju sporočil s to oznako ali (po moji najljubši) v skladu z "našo čarobno omako". Lahko dobim krompirčke s tem?