10 pravil za pisanje e-poštnih sporočil, ki vedno dobijo odgovor

To je del CNET #adulting serije zgodb, ki vam bodo pomagale ugotoviti, kako živeti, delati in igrati zdaj, ko ste vsi odrasli.

Če imate zaposlitev - ali pojdite v šolo ali pa samo dihate - v letu 2017 se verjetno zanašate na elektronsko pošto, da boste stvari opravili. Medtem ko ste verjetno pošiljali e-pošto za dober del svojega življenja, je pošiljanje e-pošte sodelavcem in šefom drugačno od pošiljanja sporočil vaši mami ali vašemu najboljšemu.

Za stranke že več kot 10 let pišem elektronsko pošto. Tukaj so moji najboljši nasveti za odpiranje, branje in odzivanje e-poštnih sporočil.

1. Ne zapravljajte vrstice z zadevo

Zadeva je vaša prva (in včasih zadnja) priložnost, da nekoga odprete. Ne hromite se z zadevo, ki pravi "Zdravo!" To bralcu pove nič. Če vas ne poznajo osebno, bodo predpostavili, da je e-pošta neželena in jo izbrisati.

Najboljša vrstica z vsebino povzema, kaj je vaš e-poštni naslov. Tu je nekaj dobrih primerov:

  • Vprašanje o srečanju v torek

  • Potrebujete pomoč pri novi programski opremi

  • Poznaš Jim Smitha?

  • Koristne povratne informacije o konferenci v New Yorku

Ne pozabite, da se vrstice predmetov izrežejo, zlasti na mobilnih napravah. Torej, naj bo kratko, zanimivo in do točke.

2. Dodajte občutek nujnosti (... če je nujno)

Še en namig za začetek je dodajanje občutka nujnosti za zadevo - če in samo če je nujno. Uporaba zaklepanja tipk je odlična za to, vendar jo uporabljajte zmerno. Tu je nekaj primerov:

  • Potrebujem vašo preglednico ASAP

  • HITNO: Ste že glasovali?

  • NAM: Potrebujete pomoč v sejni sobi

  • RSVP: EOD potrebuje vaš odgovor

  • ČASOVNO: Prijavite se do 18.00 danes

Zgoraj je uporabno le, če dejansko potrebujete e-poštno sporočilo za branje in ste nujno odgovorili. Ko se prekomerno izkoristijo, te hitro izginejo.

3. Bodite casual in use names

Če pošiljate e-poštno sporočilo nekomu, ki vas ne pozna, vedno odprite ime osebe. To pomeni, da je elektronska pošta manj neželena in bolj osebna. Običajni e-poštni naslov se lahko začne: "Živjo, Ana!" Če je e-pošta bolj formalna, pojdite z nečim, kot je "Hello Anna Jones" ali "Draga gospa Jones."

Tudi če je e-poštno sporočilo običajno formalno, boste morda imeli več sreče z nepričakovano priložnostno taktiko. Ta vrsta e-pošte se počuti osebno in priložnostno, vendar ne invazivno. Pozdravljen, z uporabo njihovega imena in omembo nekaj osebnega in specifičnega za prejemnika lahko e-pošto pošlje na to priložnostno mesto brez prekoračitve. Nekatere stvari lahko rečete:

  • Bilo je lepo srečati se prejšnji teden
  • Ljubil si svoj tweet / Facebook post / etc. o [izpolnite tukaj prazno]
  • Vaš pogovor na konferenci [izpolnite prazno] je bil še posebej koristen, ker [izpolnite prazno]

Ta priložnostni pristop lahko povzroči, da se prejemnik počuti sproščeno in bolj dovzetno. Uporabljam vzročni pristop 90 odstotkov časa in deluje. Formalno varčujem za vladne uradnike in izvršne direktorje velikih korporacij.

Tudi v bolj formalnih e-poštnih sporočilih, ki se začnejo s komplimentom ali pozitivno osebno izkušnjo, lahko bralec takoj naloži vaš e-poštni naslov in se bolj pripravljen odzvati. Samo kratko.

4. Pojdi na točko

Razmislite o tem, kako preverite in prednostno določite vašo mapo »Prejeto«. Možnosti so, da preletite veliko e-poštnih sporočil, da ugotovite, kaj potrebuje takojšen odziv in kaj lahko zamujate. Torej ne izgubljajte časa s preambulami. Takoj pridite do točke, nato pa dodajte vse razlagalce ali stranske informacije. Nihče nima časa, da bi se prebil po elektronski pošti in ugotovil, kaj hudiča hočeš.

Če je primerno, lahko seznam z oznako pomaga bralcu, da hitro razume, kaj potrebujete.

5. Naj bo kratek

Tudi če takoj pridete do točke, ne pojdite kasneje. Vključite samo najpomembnejše informacije, nato pa prenehajte tipkati. Resno. Dolg blok besedila bo samo vzpodbudil vaše prejemnike in se odločil, da se bodo vrnili in bral vaš e-poštni naslov kasneje, ko bodo imeli več časa. Ugani kaj? Vaš e-poštni naslov bo hitro pozabljen in nikoli se vam ne bodo vrnili.

6. Dodajte poziv k dejanju

Če želite, da prejemnik ukrepa, recite to. Dajte jim navodila za točno to, kar potrebujete, kot odgovor na določen čas in datum. To se v poklicni službi za pisanje elektronskih sporočil imenuje klic za dejanje (CTA).

7. Olajšajte

Prepričajte se, da je prejemniku čim lažje storiti, kar ste zahtevali. Dodajte povezavo, na katero želite klikniti, telefonsko številko, ki jo želite poklicati, ali dokument, ki ga želite prebrati, če potrebujete več kot le odgovor po e-pošti.

8. Dodajte rok

Ne pozabite dodati občutka nujnosti, če boste prejemniku dali rok za njihovo dejanje, če lahko. Prav tako so načini, da preprečite občutek zahtevnosti, da preprečite vaš poziv k dejanju. Povejte, prosim in se vam zahvaljujem, da ste mehčali vašo zahtevo.

Tu je nekaj primerov:

  • Ali mi lahko pošljete odgovor preko EOD? Hvala!

  • Lahko prosim RSVP z uporabo te povezave do poldneva?

  • Prosim, pokličite me do 9 ure. Moja številka je 000-0000.

  • Prosimo, pridružite se preostalim ekipam v naši skupini Slack: abc123.slack Geslo: 1234

Odvisno od nujnosti vaše zahteve, lahko pomaga tudi, da se prejemnik odzove, tudi če rok ne deluje. Na ta način lahko vodite dialog, ki pomaga preprečevati odmetavanje.

9. Ne pozabite svojega imena

Končajte e-poštno sporočilo z zahvalo in vašim imenom. Ne predvidevajte le, da vedo, od kje je email. Prepričajte se, da uredite samodejni podpis svojega e-poštnega računa s svojim polnim imenom, poklicem ali položajem in kontaktnimi podatki, tako da se samodejno dopolni v vsakem e-poštnem sporočilu.

10. Nadaljnje ukrepanje

Ko je rok potekel, se ne bojte poslati e-pošte prejemniku, da preveri njihov odgovor. Včasih vam ljudje nameravajo odgovoriti, toda pozabijo.

Tu je nekaj nadaljnjih vrstic, ki jih lahko ukradete:

  • Zdravo (ime), opazil sem, da mi nisi prišel nazaj (tema). Ali se lahko vrneš do mene? Hvala!

  • Živijo (ime), ste videli mojo e-pošto o temi? Če bi dobil odgovor do (čas), bi bilo fantastično. Hvala!

Poznavanje umetnosti učinkovitega e-poštnega sporočila vas bo opazilo. Uporabite te elemente in dobili boste rezultate. Kdo ve? Vaša spretnost emailing spretnosti lahko celo premaknete gor lestev na delovnem mestu.

7 razlogov za preklop na Google Prejeto 7 fotografij
 

Pustite Komentar