Šest načinov za hitrejše delo v programu Outlook

Velike in majhne organizacije se zanašajo na dokumente Word, Excelove preglednice in predstavitve v programu PowerPoint, da opravijo delo. V nekaterih pogledih je Outlook revni bratranec treh odmevnih Officeovih aplikacij. Vendar pa je resnično delo v Microsoftovi vseprisotni zbirki nepremagljivi e-poštni / kontaktni upravitelj / razporejevalnik opravil.

Teh šest nasvetov za Outlook 2010, 2007 in 2003 vam bo omogočilo, da boste porabili manj časa za ponovno odprtje arhiviranih sporočil, pomnilnik za opomnike, povlecite datoteke, da jih pošljete kot priloge, dodate besede v črkovalnik, počistite prostor v opravilni vrstici in izboljšate na seznamu bližnjic na tipkovnici za Outlook.

Arhivirajte sporočila v mapi

Mnogi ljudje nimajo potrebe, da arhivirajo svojo Outlookovo e-pošto, namesto da izbrišejo stara sporočila ali pa jim preprosto dovolijo, da se kopičijo. Vendar pa večina organizacij omeji velikost posameznih računov v Outlooku, zato boste od IT ljudi lahko prejeli obvestilo o arhiviranju nekaterih starih e-poštnih sporočil.

Arhiviranje lahko prepreči napihovanje map, vendar pridobivanje arhiviranih sporočil traja dlje kot ponovno odprtje nearhiviranih. Morda boste potrebovali enostaven dostop do sporočil, ki so starejša od 6 mesecev, kot je privzeta starostna nastavitev za samodejno arhiviranje v Outlooku. Enostavno arhiviranje Outlookovih programov ali arhiviranje določenih map in sporočil zlahka odložite.

(Upoštevajte, da funkcija čiščenja programa Outlook 2010 samodejno odstrani, kar je identificirano kot odvečna sporočila v izbranih mapah. To ni enako kot arhiviranje stare e-pošte.)

Če želite omogočiti samodejno arhiviranje pošte v določeni mapi, z desno miškino tipko kliknite mapo in izberite Lastnosti> Samodejno arhiviranje. Privzeto se program za arhiviranje izvaja vsakih 14 dni in velja za sporočila, starejša od šestih mesecev. Če želite spremeniti privzete nastavitve, izberite gumb Privzete nastavitve arhiva, da odprete pogovorno okno za samodejno arhiviranje. Tukaj lahko spremenite pogostost arhiviranja, trajanje sporočil ostane nearhivirano in lokacijo datoteke archive.pst.

Če želite prilagoditi nastavitve arhiva posamezne mape, jo kliknite z desno tipko miške, izberite Lastnosti> Samodejno arhiviranje, izberite »Arhiviraj to mapo s temi nastavitvami« in izberite želeno možnost. Če želite preprečiti arhiviranje posameznega sporočila, ga odprite in kliknite Datoteka> Info> Lastnosti v Outlooku 2010 in 2007 ali Datoteka> Lastnosti v Outlooku 2003. Označite "Ne postavljajte tega elementa samodejno".

Naj bodo vaši opomniki bolj informativni

Outlook vam omogoča, da določenim sporočilom dodelite barvno kodirano kategorijo ali jih označite s sledilno zastavico. Tudi s temi vizualnimi oznakami boste morda potrebovali pomoč pri spominjanju pomena sporočila. Če želite dodati opis, ki se pojavi ob zastavi, ko odprete sporočilo, izberite Nadaljuj> Po meri in vnesite besedo ali besedno zvezo z razlago.

Če želite dodati opomnik, ki bo prikazan tudi v opravilih in koledarju, z desno miškino tipko kliknite sporočilo in izberite Nadaljuj> Dodaj opomnik. V polje "Označi kot" dodajte opis nadaljnjih ukrepov. To besedilo se bo prikazalo na vrhu sporočila skupaj z drugimi informacijami o opomniku.

Hitri način za pošiljanje priloge

Običajen pristop za priključitev datoteke na e-pošto je, da odprete novo sporočilo, izberete ikono sponke in se pomaknete do datoteke v oknu mape, ki se prikaže. Če ste v Raziskovalcu ali kateremkoli oknu mape, lahko z desno miškino tipko kliknete datoteko in izberete Pošlji v> Prejemnik pošte, ki odpre novo sporočilo v privzetem e-poštnem programu.

Morda boste lahko prihranili še več časa, tako da datoteko povlečete neposredno v mapo »Prejeto« v Outlooku, ki prav tako odpre novo sporočilo z datoteko, ki je samodejno priložena.

Prilagodite preverjanje črkovanja v Outlooku

Napake pri črkovanju so popolnoma neprofesionalne, zato je funkcija preverjanja črkovanja v Outlooku nujna za večino ljudi. Noben slovar za preverjanje črkovanja ne vključuje vseh besed, ki jih boste verjetno redno uporabljali v vaših korespondencah. Outlookov pregledovalnik črkovanja lahko natančneje določite z dodajanjem imen in izrazov, ki jih pogosto uporabljate. V Outlooku 2010 in 2007 izberite Datoteka> Možnosti> Pošta> Črkovanje in samodejno popravljanje> Slovarji po meri> Uredi seznam besed. Dodajte nove pojme enega za drugim in dvakrat kliknite V redu.

V programu Outlook 2003 kliknite Orodja> Možnosti> Črkovanje in v razdelku »Uredi slovar po meri« izberite gumb Uredi. Kliknite opozorilo, po potrebi dodajte nove izraze v datoteko Custom.dic, kliknite Datoteka> Shrani in nato Datoteka> Izhod. (V redu, ta namig vam ne more prihraniti veliko časa, vendar vam bo morda bolje izgledalo.)

Microsoft ponuja več informacij o slovarjih po meri v Outlooku in drugih aplikacijah Officea 2010 na spletnem mestu Office Support.

Zmanjšajte Outlook v področje za obvestila

V sredini delovnega dne lahko opravilna vrstica postane prenatrpana z minimalnimi aplikacijami, tudi če izberete možnost združevanja več odprtih oken po programu. (Če želite nastaviti to možnost, z desno tipko miške kliknite opravilno vrstico, izberite Lastnosti> Opravilna vrstica in v spustnem meniju poleg možnosti »Gumbi opravilne vrstice« izberite »Vedno združi, skrij oznake«.)

Outlook lahko izvlečete iz mešanice opravilne vrstice tako, da ikono za minimiziranje postavite samo v področje za obvestila. To storite tako, da v področju za obvestila z desno miškino tipko kliknete ikono Outlook in izberete Skrij, ko je pomanjšana. Outlook bo od takrat minimiziral samo področje za obvestila in ne opravilne vrstice.

Hitro preklopite na drugo aplikacijo za Office

Če imate odprto eno aplikacijo za Office, obstaja velika verjetnost, da boste na koncu morali opraviti nekaj dela v drugi. V programu Outlook lahko odprete nov dokument programa Word, preglednico Excel, predstavitev programa PowerPoint ali drugo vrsto datoteke, tako da pritisnete Ctrl + Shift + H. Ta bližnjica na tipkovnici odpre pogovorno okno Nov dokument Microsoft Office. Samo izberite želeno vrsto datoteke in kliknite V redu.

Spletno mesto Microsoft Office vsebuje desetine bližnjic na tipkovnici za Outlook 2010, Outlook 2007 in Outlook 2003. Tu so bližnjice za e-pošto:

Preklopi v mapo »Prejeto«: Ctrl + Shift + I

Preklopite v mapo Odpošlji: Ctrl + Shift + O

Izberite račun za pošiljanje sporočila iz: Ctrl + Tab (osredotočite se na vrstico V), nato pa na gumb Račun

Pošlji: Alt + S

Odgovorite na sporočilo: Ctrl + R

Odgovori vsem na sporočilo: Ctrl + Shift + R

Označi sporočilo kot nezaželeno: Ctrl + Alt + J

Prikaži blokirano zunanjo vsebino (v sporočilu): Ctrl + Shift + I

Objavi v mapi: Ctrl + Shift + S

Preverite, ali imate novo pošto: Ctrl + M ali F9

Pojdite na naslednje sporočilo: puščica navzgor