Če ste kdaj nenamerno zabavo poslali zasebno e-pošto ali ste v poslovno e-pošto pozabili vključiti priponko, niste sami.

Tukaj je devet nasvetov za izogibanje navadnim e-poštnim posnetkom:

1. Pozabljanje prilog

»Dokument sem priložil za pregled.« "Ups, ne, nisem." Pozabljanje priponk je tako pogoste, da je Googlov detektor zaznane priloge prešel iz storitve Google Labs in postal stalna funkcija v Gmailu. Najboljši način, da se izognete pozabljanju vključitve prilog, tudi če uporabljate Gmail (pozabljeni detektor prilog ni popolnoma varen), je priložiti datoteko, preden začnete sestavljati e-pošto. Če počakate, dokler ne napišete e-pošte, se lahko vaši možgani premaknejo na vašo naslednjo nalogo in pozabijo na navezanost.

2. Slepa oglena kopija

Verjetno ste navajeni, da ste klicali ljudi, da bi povabili k sodelovanju pri delu. Ampak včasih je Bcc: boljša možnost. Uporabite slepo kopijo, ko pošiljate seznam ljudi, ki nimajo nobene zveze drug z drugim. Na primer, če pošljete novice, je običajno, da jih pošljete sebi in Bcc: prejemnikom. Ljudje lahko zaščitijo svoje e-poštne naslove in ne želijo, da bi jih oglaševali vsi na masovnem e-poštnem seznamu. Če prejmete e-pošto od pošiljatelja, ki bi moral uporabljati Bcc:, je mogoče predlagati to funkcijo, ne da bi slišali kot kreten. CNET višji urednik Lori Grunin priporoča nežen odgovor, kot je: "Mislim, da tega niste nameravali poslati vsem. Ali ste vedeli, da lahko skrijete naslove s Skp:?".

3. Čustvena ali pijana e-pošta

Pošiljanje e-pošte, ko ste preveč čustveni ali celo pijani, se lahko vrnete, da vas preganja. Za uporabnike Gmaila, ki mislijo, da po nekaj pijačih napišete najboljše e-poštne naslove, razmislite o aktiviranju e-poštnih očal v laboratorijih. Če ste dovolj trezni, da odgovorite na nekaj matematičnih vprašanj, potem ste pripravljeni. Vsi smo lahko deležni nekaterih čustvenih najboljših praks e-pošte: ko čutite željo po pošiljanju čustvene e-pošte, jo napišite in napišite, da bi se sprostili. Shranite e-pošto kot osnutek in počakajte 24 ur, preden pritisnete Pošlji. Verjetno boste bistveno uredili izvirno e-pošto ali jo popolnoma izbrisali. In vesel boš, da si čakal.

4. VSE KAPE

Ta tip nasvetov velja za vse na internetu. Pisanje v vseh kape pride kot kričanje in nihče ne želi biti kričal. Poleg tega je težko prebrati nekaj napisanega v vseh kape. Google je želel osvoboditi svet vseh zgornjih mej tako, da so v celoti izključili tipko Caps Lock na svojem Chromebooku.

5. Dvakrat preverite samodokončanje naslova

Samodokončanje je lahko zelo priročno, vendar ste kdaj poslali e-pošto na napačen Ed, Jen ali Bob? Prepričajte se, da je samodokončanje izpolnjeno s pravim prejemnikom, preden pritisnete Pošlji.

6. Ne zanašajte se samo na preverjanje črkovanja

Vaš brskalnik ali e-poštna aplikacija lahko dobro opravita preverjanje črkovalnih napak, vendar morate vedno preveriti e-pošto za slovnico. Imate tudi možnost kopiranja e-pošte v Microsoft Word ali podobno, s preverjanjem slovnice, nato pa jo prilepite nazaj v svoj e-poštni program.

7. Emotikoni in stenografija na internetu

Emoticons so srčkan in lahko pomagajo prenesti humor, žalost, šok, ali drugih čustev, ki se lahko težko pobrati na drugače. Vendar vključitev v poslovne e-pošte verjetno ni dobra ideja. Če postane očitno, da izmenjava sprejema bolj sproščen zvok, druga oseba pa jih prosto uporablja, pojdite z njo, vendar ne stavite vsakega stavka z nasmehom. Enako velja za stenografijo interneta, kot so LOL, ROTFL in OMG.

8. Obrežite teme e-pošte

E-pošta in nazaj lahko vodita do precej dolge poti posredovanja e-pošte in odgovarjanja nanje. Razmislite o obrezovanju najnovejših nekaj e-poštnih sporočil. Ogromna e-poštna nit je videti neurejena in lahko bralca počuti preobremenjeno. Prav tako se želite izogniti, da bi se nit nenamerno posredovala nekomu, ki naj ne bi bil seznanjen z nekaterimi prejšnjimi izmenjavami.

9. Razveljavi (Gmail)

Če ste uporabnik Gmaila, je funkcija »Razveljavi« izredno uporabna. Brisanje, arhive, nalepke in drugo lahko razveljavite, najbolj koristen pa je Undo Send. Razveljavi je vaša zadnja obrambna črta pred mnogimi zgoraj navedenimi napakami. Omogočite jo v nastavitvah v razdelku Labs. Nato pojdite na Splošne nastavitve in nastavite obdobje preklica na 5, 10, 20 ali 30 sekund. Če niste uporabnik storitve Gmail, razmislite o izpolnjevanju polja Za: preden ga boste lahko poslali. To vam bo pomagalo, da se e-pošta ne pošlje po naključju. Če ste Mac uporabnik, si oglejte nasvete Topherja Kesslerja o preprečevanju naključnih e-poštnih sporočil z OS X Mail.

To je to. Če želite deliti dobre zgodbe o elektronski pošti, jih pošljite v komentarje spodaj.