Pisarniški apartmaji so prešli dolgo pot v smislu združljivosti pred petimi in desetimi leti. Prej dokument v enem pisarniškem paketu bi se redko pravilno odpiral v pisarni za tekmovalce, ali če bi lahko bil gobbledygook in neberljiv. Tudi različne različice Microsoft Officea niso mogle pravilno govoriti.

Počasi se je to spremenilo in današnja združljivost datotek je možna med aplikacijami, kot so Office, iWork, Open Office in celo spletnimi apartmaji od Googla in Zoho. Vendar pa postopek ne pomeni, da ni malo ovir. V tem članku se bomo osredotočili na združljivost s programom iWork 08 in Office 2007 (Windows) in Office 2008 (Mac), vendar lahko uporabite nekatere od teh nasvetov in jih uporabite v drugih priljubljenih pisarniških paketih.

PDF | Strani in Word | Številke in Excel | PowerPoint in Keynote

V levem kotu imamo iWork, Appleovo pisarniško zbirko aplikacij, ki vključuje urejevalnik besedil, imenovan Pages, aplikacijo za preglednice, imenovano Numbers, in predstavitveno programsko opremo, imenovano Keynote. V desnem kotu je težka zver pisarniških apartmajev od Microsofta z Wordom, Excelom in PowerPointom.

Na žalost 100-odstotnim jamstvom ne moremo podeliti, da bodo dokumenti izgledali popolnoma enako, medtem ko si bodo delili obe aplikaciji. Če mora biti vaša redna poslovna izmenjava dokumentov natančna, bo to postala težava in morda boste želeli razmisliti o standardizaciji na iWork, Microsoft Office ali na enem od drugih pisarn, ki so na voljo.

Če pravite, da morda celo ne boste imeli izbire za uporabo iWork ali celo Officea za Mac. Platforma Apple trenutno ne podpira funkcij, kot so makroi VBA, Pivot tabele, niti nekatere prilagojene pisarniške aplikacije, izdelane v Visual Basicu. V teh primerih boste imeli omejene možnosti, toda za uporabo različice sistema Office za Windows. Če ste močan uporabnik, lahko poskusite znova ustvariti makre v iWorku s programom AppleScript, vendar je to nemiren proces in trenutno ne obstaja način, kako jih avtomatizirati ali prevesti drugače kot ročno.

Čeprav so ti produktivnosti kopenskih min, ki se zavedajo, to ne pomeni, da ne morete deliti svoje dokumente učinkovito. To storite tako:

Če ste v dvomih, uporabite PDF

Kadarkoli delite dokument in je ni treba spreminjati s strani prejemnika, je najboljši način za skupno rabo datotek pretvorba v PDF. To je prepir v iWork in Microsoft Office in je najboljši način za zagotovitev združljivosti datotek na skoraj vsakem računalniku.

V dokument PDF v iWorku je dokument podoben v meniju Strani, številke in ključni besedi. Kliknite Datoteka -> Izvoz -> PDF. Vsaka aplikacija ima različne možnosti izvoza, vse pa imajo PDF.

V dokument PDF v aplikaciji Microsoft Office za Mac, kot je Word, PowerPoint ali Excel, preprosto kliknite Datoteka -> Shrani kot -> Izberite PDF iz spustnih možnosti. Različica operacijskega sistema Windows ni tako prijazna in zahteva Adobe Acrobat ali nekaj takega, kot je nameščen doPDF, ki bo namestil virtualni tiskalnik. Potem lahko PDF ustvarite tako, da odprete Datoteka -> Natisni in izberete Acrobat ali enakovreden tiskalnik in datoteka bo izvožena.

Težava z dokumenti PDF je, da lahko standardizirajo videz in občutek dokumenta, vendar pa ne more sodelovati in spreminjati dokumentov.

Združljivost datotek

Če boste delili in sodelovali z iWork 08 in Microsoft Office 2007 (Windows) ali Mac Office 08, je pomembno vedeti, kako oba programa delata skupaj. Pri uvažanju privzetih datotek Microsoft Office 2007 in Mac Office 08 (odprti datotečni formati XML z razširitvami, kot so .pptx, docx in .xlsx), bo iWork sam uvozil datoteke in samodejno poročal o vseh nezdružljivostih. Vendar iWork ne more shraniti ali izvoziti dokumentov nazaj v to obliko odprtega XML, temveč lahko izvozi le nazaj v prejšnje formate Officea, kot so .doc, .ppt in .xls.

Po privzetku Microsoft Office ne more brati datotek iWork 08, zato jih morate najprej izvoziti v datoteko .doc, .ppt in .xls, preden poskusite deliti te dokumente. To lahko storite v meniju Pages, Numbers in Keynote, tako da kliknete File -> Export -> in izberete Word, PowerPoint ali Excel.

PDF | Strani in Word | Številke in Excel | PowerPoint in Keynote

Skupna raba datotek med stranmi in besedo

Kot pravilo, če imate preprost dokument, ustvarjen v Wordu, se bo prikazal na podoben način v Pages. Čeprav je videz in občutek lahko enak, postopek prevajanja dejansko pretvori Wordov dokument v dokument Strani pod pokrovom. To ustvarja nekaj navideznosti za dokumente Worda, ki so prvotno uporabljali Word Art, določene sloge pisav in včasih presledke vrstic.

Če želite odpraviti težave z razmikom med vrsticami, kliknite na inšpektor za besedilo v razdelku Strani in se prepričajte, da je razmik določen v slikovnih pikah.

Na podoben način se pri izvozu dokumentov strani v Microsoft Word ne bodo vsi slogovi lepo prikazali v programu Word. To še posebej velja za uporabo funkcij za risanje, besedilnih polj in oblik. Vendar ni vse pogubno in mračno. Večina funkcij bo delovala dobro ali če bodo strani imele težave pri interpretaciji podatkov Word, bo prišlo do poziva, da vas opozori.

Ena od največjih hroščev je, da dokumenti strani in Worda med seboj pravilno pregledujejo vgrajene preglednice in grafikone. V naših testih smo poskušali prikazati nekaj preprostih podatkov in videti, da so preglednice izgledale povsem drugačne v vsaki aplikaciji. Za najboljše rezultate bi morali razmisliti o tem, da naredite posnetek zaslona kompleksnih vizualizacij podatkov, da se prepričate, da je videti v obeh aplikacijah enako.

Najboljši nasvet za souporabo med dokumenti strani in dokumenti Word je uporaba standardnega, nefantastičnega oblikovanja in uporaba minimalnih besednih besed in predstavitev grafik.

PDF | Strani in Word | Številke in Excel | PowerPoint in Keynote

Sodelovanje med številkami in Excelom

Številke in Excel sta obe preglednici, vendar pod njimi sta dva povsem različna motorja. So, kot pravijo v jugovzhodni Aziji, "enake, enake, vendar različne". Excel ima močnejši motor, ki lahko upravlja bolj zapletene operacije in integracijo z back-end sistemi, ki jih poganja baza podatkov. Številke so bolj usmerjene k osnovnemu računovodstvu in štetju fižola, vendar se odlikujejo (brez namena igranja) pri prikazovanju in izvozu grafikonov ter grafično prikazovanje podatkov.

Pri skupni rabi dokumentov programa Excel z uporabniki Numbers se lahko pojavi ena največjih težav, če poskusite uvoziti nekatere statistične in inženirske funkcije. To ne bo vplivalo na večino uporabnikov, ki uporabljajo preglednice za računovodske meritve, vendar boste morda želeli preveriti zapletene funkcije s prejemniki, da se prepričate, ali se vaše številke ujemajo. Na srečo je problem očiten pri odpiranju številk - celice so označene, ko iz uvoženega dokumenta ni mogoče dokončati nobene funkcije.

Pri uvozu velikih Excelovih datotek in poskusu, da jih odprete v številkah, so nekateri uporabniki naleteli na težavo svojega Mac računalnika, ki nima dovolj prostega pomnilnika. Če se to zgodi, poskrbite, da bo naenkrat odprt samo najmanjši obseg aplikacij in če to ne bo delovalo, boste morda morali nadgraditi svoj RAM. Kot grobo merilo bo računalnik z 512 MB RAM-a dosegel največ 53.687 celic v Excelovem dokumentu.

Odpiranje datotek, zaščitenih z varnostnimi funkcijami programa Excel, ima lahko nenavadne rezultate. Če je delovni zvezek zaščiten z geslom, se pri številki prikaže sporočilo o napaki. Celice, zaščitene z geslom, uvožene iz programa Excel, lahko delujejo, vendar bodo videti prazne. Če želite dokument enostavno dati v skupno rabo, potem je najbolje, da to funkcijo izklopite. Če želite to narediti, odprite datoteko v Excelu in pojdite na Orodja -> Zaščita -> in izberite odkleni delovni zvezek. Zaščito z geslom bo lahko odklenil samo izvirni avtor.

Na flip strani obstaja nekaj gotchas pri odpiranju dokumentov Apple's Numbers v Excelu. Ne pozabite, da dokumenta Excel ne morete neposredno odpreti, zato ga boste morali izvoziti kot datoteko .xls. Ko odprete to datoteko .xls v številki, lahko opazite razliko v načinu predstavitve podatkov. Na primer, lahko vidite datoteko z veliko delovnimi listi namesto tabel na enem listu, kot jo vidite s številkami. Rešitev je, da podatke prilepite v eno tabelo v številki in nato izvozite. Na ta način lahko v Excelu jasno vidite svoje podatke na več delovnih listih.

Med postopkom izvažanja Številke bodo samodejno prikazale podokno s pregledom, ki bo prikazal morebitne težave pri odpiranju dokumenta v Excelu. Medtem ko bo veliko teh zamenjav, je pomembno, da pazite, kaj in kako Numbers izvaža podatke.

Skupna raba podatkov med številkami in Excelom ter ohranjanje integritete dokumenta je najtežje narediti v tem testu pisarniškega paketa. Priporočamo, da najprej nastavite dokumente v programu Microsoft Excel in delate z enim .xls formatom. To bo zmanjšalo nezdružljivost podatkov in vizualnih elementov med obema programoma.

PDF | Strani in Word | Številke in Excel | PowerPoint in Keynote

Izmenjava predstavitev med PowerPoint in Keynote

Souporaba predstavitev in sodelovanje med tema dvema programoma je mogoča, dokler obdržite domišljijske multimedije, prehode in samodejne funkcije na minimumu.

Dve hitri nasveti, ki smo se jih naučili, se lahko uporabijo tudi tukaj. Najprej poskusite ne uporabljati Word Art v PowerPointu. Keynote bo poskušal ujemati s pisavo Word Art, vendar če ni na voljo, bo vstavil nadomestek, ki bi lahko predstavil vašo predstavitev. Drugič, če je mogoče, ustvarite osnovni dokument v programu PowerPoint. To bo zmanjšalo nedoslednosti pri uvozu in izvozu, če hranite dokument v datoteki .ppt.

Če boste uporabili video v predstavitvah, je najboljša možnost za združljivost obeh programov Flash. Flash naj bi bil nameščen na 97 odstotkih vseh računalnikov in ga je mogoče preprosto gledati v skoraj vsakem brskalniku. Naslednja najboljša možnost je Quicktime, ki jo podpirajo računalniki Mac in PC. Flash se lahko uporablja tudi za nadzor zvoka v obeh okoljih, vendar smo ugotovili, da so privzete možnosti zvoka delovale dobro med dvema programoma.

Prehodi diapozitivov in besedilo, ki letijo in izstopajo skupaj s slikami, ki letijo v predstavitvi, lahko izgledajo lepo, vendar niso vedno dobro prestavljene med PowerPoint in Keynote. Kot splošno pravilo za skupno rabo dokumentov morate ustvariti osnovne prehode, poskušati izključiti avtomatizirane funkcije in jih ohranjati preprosto.

Medtem ko smo že navedli, da je PDF najbolj združljiva oblika za izvoz dokumentov, obstaja nekaj dodatnih možnosti za predstavitve, ki bodo ohranile interaktivnost, kot je določena v Keynote ali PowerPointu. Kot interaktivno platformo lahko te predstavitve izvozite v splet, filmsko datoteko, slike, Flash in celo iPod. Preprosto izberite najboljšo platformo za vašo ciljno publiko.

Morda smo na nekaterih načinih, kako ta dva programa nista delovala skupaj, in kako zmanjšati netočnosti podatkov, vendar pa se z njimi razumljivo dobro izognemo. Vendar pa so tiste majhne stvari, ki ne delujejo, ki se bodo ujemale in postale hrošče pri skupni rabi dokumentov med iWork in Officeom ali pa bodo prekinile to kritično predstavitev. Za najboljše rezultate združljivosti je najbolje, da uporabite metodo KISS (imejte preprosto, neumno) ali preprosto standardizirajte svoje dokumente pod iWork ali Office.

Kot opomba, ne bojte se uporabljati brezplačnih alternativ, kot je Open Office, ki je na voljo v operacijskih sistemih Windows, Mac in Linux ali Googlovih aplikacijah, ki zahtevajo samo zagon brskalnika.