Malo ljudi uporablja samo en računalnik. Pravzaprav, večina od nas skok iz stroja na stroj v času delovnega dne.

Najboljši način, da se prepričate, da lahko dostopate do pomembnih datotek iz različnih strojev v vašem digitalnem življenju, je shranjevanje datotek na spletu. Če uporabljate Google Dokumente kot spletno skladišče datotek, bodo ti nasveti pomagali skrajšati vaš delovni dan.

Pošljite na vaš trdi disk kopijo vseh datotek v storitvi Google Dokumenti

Večina uporabnikov osebnih računalnikov varnostno kopira svoje pomembne datoteke tako, da jih prekopira na optični disk ali pomnilniško napravo USB ali jih naloži v spletno storitev shranjevanja. Zdaj tudi spletne varnostne kopije delujejo na drugačen način.

Če želite prenesti vse dokumente, preglednice, predstavitve in druge datoteke v Google Dokumente v računalnik v eni datoteki z zipom, izberite katero koli datoteko in kliknite Več> Prenesi. Izberite "Vsi elementi" in preverite vrsto datoteke ali "Ne prenesi (preskoči)" v spustnih menijih za vsako kategorijo datotek. Vse oblike lahko spremenite tudi v MS Office, Open Office ali PDF.

Trajalo je manj kot minuto za stiskanje in prenos 300 datotek - večinoma Wordovih dokumentov in Excelovih preglednic - v 68MB ZIP datoteko. Če ne želite čakati na dokončanje prenosa, kliknite »E-pošta, ko je pripravljena«, da vam Google pošlje povezavo, ko je datoteka na voljo za prenos.

Če želite shraniti tipkanje, uporabite samodejno popravljanje Google Dokumentov

Urejevalnik besedila v Google Dokumentih predlaga popravke za napačno črkovane besede: z desno tipko miške kliknite ukaz ali z ukazom »Z desno tipko miške«, izberite možnost »Vedno popravi« in izberite pravilen črkovanje predlaganih izrazov.

Ustvarite lahko tudi bližnjice za običajno vneseno besedilo, na primer vaše ime, naslov, delodajalca ali drugo pogosto ponavljajočo se besedo. To storite tako, da kliknete Orodja> Nastavitve, vnesete tipke za bližnjico v polje Zamenjaj in v polje Z izberite želeno besedilo. Zdaj, ko vnesete besedilni niz, ki mu sledi presledek, se bo prikazala daljša nastavitvena vrstica.

Če želite, da Google Dokumenti samodejno ustvarijo dele, elipse, simbole o avtorskih pravicah in blagovnih znamkah ter druge posebne znake, počistite možnost na seznamu Nastavitve ali kliknite na desno, da izbrišete element.

Bližnjice na tipkovnici, zlasti za Google Dokumente

Večina nas se lahko spomni ducata bližnjic na tipkovnici, ki jih redno uporabljamo. V članku iz leta 2008 sem opisal, kako ustvariti besedilno datoteko s številnimi kombinacijami tipk, tako da je edina bližnjica na tipkovnici, ki jo morate zapomniti, tista, ki jo določite za odpiranje te datoteke.

Če želite odpreti različico Google Dokumentov za ta goljufija na tipkovnici, pritisnite Ctrl (ali Command na računalniku Mac) in / (poševnica naprej). Lahko pa dodate pet kombinacij tipk v Google Dokumentih na svoj glavni seznam bližnjic:

Ctrl-Shift-C : Ogled števila besed

Ctrl-Shift-Y : Oglejte si definicijo izbrane besede

Ctrl-; (podpičje): Premaknite se na naslednjo napačno napisano besedo

Alt-Shift-F : premik v menijsko vrstico

Ctrl- (poševnica nazaj): Počisti oblikovanje

Nasvet za bonus: Če želite povečati pogled v Google Dokumentih, vnesite Ctrl-Shift-F, da aktivirate celozaslonski pogled. Če želite skriti kontrolnike, kliknite Pogled> Cel zaslon. Pritisnite tipko Esc, da si ogledate kontrole, in Ctrl-Shift-F še enkrat, da se vrnete v običajni pogled.

Datoteke naredite dostopne vsem ali samo povabljenim

Vse datoteke, ki jih shranite v Google Dokumente, so privzeto zasebne. Če želite dati v skupno rabo datoteko, jo kliknite z desno tipko miške in izberite možnost Skupna raba. V tem meniju lahko datoteko pošljete kot e-poštno prilogo, pošljete e-pošto sodelavcem, ki jih določite, ali znova izberite Deli, da odprete pogovorno okno »Nastavitve skupne rabe«.

V razdelku »Kdo ima dostop« kliknite Spremeni, da bo datoteka javno dostopna (dostopna vsem v spletu) ali na voljo vsem, ki imajo povezavo do datoteke. Ti dve možnosti ne zahtevata nobene prijave in lahko določite, ali lahko tudi gledalci uredijo datoteko.

Datoteko lahko tudi shranite kot zasebno, vendar jo delite samo z osebami, ki jih določite. Ta nastavitev zahteva, da se sodelavci prijavijo za dostop do datoteke. Kliknite besedilno polje "Dodaj osebe" in vnesite e-poštni naslov ali izberite vnose s seznama stikov.

Osebe, s katerimi delite, lahko privzeto uredijo datoteko. Kliknite »Uredi« na desni strani, da jih omejite na komentiranje ali samo pregledovanje dokumenta. Vsebino datoteke lahko tudi prilepite v sporočilo in ji pošljete kopijo.