Oblika zapisa PDF se običajno uporablja za zagotavljanje elektronskih obrazcev in drugih dokumentov, pogosto pa jih boste morali izpolniti in oddati v obdelavo. Pogosto se takim dokumentom PDF dodajo lastnosti obrazca, kjer lahko kliknete različna polja, da jih uredite in vnesete potrebne informacije; Vendar pa to pogosto ni tako, in tisti, ki razdeljujejo obrazec, ga imajo preprosto kot osnovni in očitno neobstoječi dokument PDF.

V teh primerih se lahko znajdeš, da si natisneš dokument PDF, ga izpolniš ročno in ga nato ponovno naložiš v sistem, da ga predloži; vendar to ni vedno potrebno. Številni programi, vključno s programom za predogled PDF, ki je privzet Apple, ponujajo možnost označevanja dokumenta PDF in ga lahko uporabite kot sredstvo za izpolnitev sicer statičnega obrazca PDF.

Ko je PDF odprt v predogledu, preprosto omogočite orodno vrstico za urejanje s pritiskom na Shift-Command-A ali s klikom gumba Uredi orodno vrstico v standardni orodni vrstici Preview. Sedaj lahko kliknete orodje za besedilo in nato kliknete ali kliknete in povlečete dokument PDF, da ustvarite novo besedilno polje. Nato lahko dodate želeno besedilo, nastavite velikost pisave, barvo in obraz pisave, nato pa ustrezno prilagodite velikost polja in ga postavite v želeno obliko.

Ponovite te korake za vsa področja, kjer želite izpolniti obrazec, nato pa lahko celo podpišete obrazec s funkcijo podpisa Apple, da zajamete vaš podpis in ga uporabite v katerem koli odprtem dokumentu PDF.

Ko je obrazec dokončan, ga lahko shranite in ga pošljete po e-pošti, ali pa uporabite možnosti Apple za tiskanje v PDF, da ga pošljete neposredno na e-pošto, ne da bi morali upravljati posredniško datoteko v iskalniku.