Poskrbite, da bodo kopije vaših najpomembnejših zapisov, dokumentov, fotografij, videoposnetkov in drugih osebnih podatkov lažje kot kdajkoli prej berljive / vidne / predvajane, potem ko so strojna in programska oprema, uporabljena za ustvarjanje datotek, ugriznile prah.

Štiri ključe za varno arhiviranje podatkov so izbira formatov datotek, ki ne bodo zastarele, uporabite pomnilniške medije, ki se ne bodo poslabšali ali postali nedostopni, naredite več kopij ločenih in redno preverjajte arhivirane podatke, da zagotovite, da je še vedno berljiva.

Ne obtičite z zastarelim podatkovnim formatom

Večina datotek, ki jih želite arhivirati, je verjetno v lastniških oblikah, kot so .doc, .xls in .ppt za Word, Excel in PowerPoint. Kljub vsesplošni uporabi programske opreme in storitev, ki vam omogočajo branje in urejanje Officeovih datotek, ne da bi jih uporabljala aplikacija Office, bodo te oblike nekega dne zastarele - morda prej kot si mislite.

Tudi če arhivirate datoteke v njihovih izvirnih lastniških oblikah, je dobro shraniti drugo različico datotek, ki je pretvorjena v format odprtega standarda. To je pristop, ki ga uporablja storitev arhiviranja podatkovnih arhivov z odprtim virom, ki ohranja izvirno obliko datoteke, vendar tudi pretvori datoteke v ustrezne oblike »ohranitve« in »dostopa«.

Na primer, arhivski načrti arhivskega medija za arhiviranje spreminjajo urejevalnike besedil .doc, .rtf in .wpd v datoteko Open Document Format (ODF), ki temelji na XML, in na Adobeov PDF za ogled. Prav tako sistem shrani rastrske slikovne datoteke .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga in .tiff kot nestisnjene TIFF-je za ohranjanje in kot JPEGs za ogled.

Sistem Archivematica je še vedno v veliko razvoju, vendar pa lahko prenesete alfa različico brezplačne programske opreme za arhiviranje za uporabo na virtualni napravi, ključu Live USB ali Live DVD.

Za povzetek je najboljši način, da zagotovite, da bodo vaše arhivirane datoteke berljive, hkrati pa ohranite njihovo prvotno oblikovanje in druge atribute, da jih shranite v njihovem izvornem formatu in v vsaj enem drugem generičnem, odprtem formatu. To vam omogoča, da odprete, prikažete in uredite datoteke v programu, s katerim jih ustvarite, če je na voljo, in dostopate do podatkov v bolj osnovni obliki, če lastniška programska oprema ni na voljo.

Poiščite medij za shranjevanje z nogami

Če se sprašujete, kako dolgo bodo trajali podatki na vaših CD-jih in DVD-jih, niste sami. Tudi strokovnjaki se ne morejo strinjati s pričakovano življenjsko dobo optičnih medijev - enako velja za magnetne trakove in diske. (X Lab ponuja podrobno razpravo o življenjski dobi optičnih medijev, vključno s kratkim opisom standardov ISO za testiranje optičnih medijev.)

Splošno soglasje je, da naj bi CD-R-ji trajali od 30 do 50 let, DVD-R pa manj, CD-RW in DVD-RW pa še manj. Podobno je mogoče pričakovati, da bodo trakovi in ​​trdi diski berljivi 10 do 30 let, medtem ko lahko prenosni diski, USB plošče in drugi polprevodniški pomnilniki preživijo polovico tega časa, morda.

Ampak to so samo številke. Kdo želi zaupati svojim pomembnim podatkom verjetnostim? Dejstva so, da lahko vsak pomnilniški medij kadar koli ne uspe. Zato morate arhivirati podatke na več kot en medij in redno pregledovati arhive v primeru napak (več o teh točkah spodaj).

Dve moji najljubši arhivski shrambi sta najstarejši in najnovejši: papir in splet. Medtem ko tiskanje arhivov ni okolju prijazno, je težko premagati pričakovano življenjsko dobo pravilno shranjenih papirnih zapisov. Seveda je iskanje določenih datotek v papirnem arhivu lahko izziv in papirne zapise ni lahko pretvoriti.

Če sta iskanje in enostavna dostopnost pomembni, so spletne arhive podatkov dobra izbira. Storitve, kot sta SpiderOak in Microsoftov SkyDrive, olajšajo shranjevanje kopij vaših pomembnih datotek v oblak, kjer jih lahko prikličete iz katerega koli brskalnika. (SpiderOak in dve drugi brezplačni šifrirani spletni storitvi shranjevanja sem opisal na mestu od junija 2009.)

Več kot en arhiv, več kot en prostor

Shranjevanje arhiva podatkov na spletu krši dva pravila varnega shranjevanja: nimate fizičnega dostopa do strojne opreme, na kateri so shranjene datoteke, in ste dovzetni za finančno stanje storitve, ki jo uporabljate. Če storitev preide, ni nobenega jamstva, da boste lahko pridobili svoje podatke, in zaupati morate v zmožnost storitve za vzdrževanje in varnostno kopiranje svojih strežnikov za shranjevanje.

Ključno je, da se vsa arhivska jajca ne dajo v eno košaro. Pri arhiviranju pomembnih podatkov uporabite kombinacijo medijev in vrst datotek, da povečate možnosti, da bodo informacije dostopne v prihodnosti. Ker so novi arhivski mediji razviti in dokazano praktični, pretvorite arhiv v eno od teh oblik.

Še eno zelo pomembno pravilo arhivskega shranjevanja: vedno shranite vsaj eno kopijo arhiviranih podatkov nekje drugje kot doma ali v pisarni. To je področje, kjer je priročno shranjevanje na spletu.

Načrtujte redne arhivske preglede

V zadnjih nekaj letih sem preživel dober kos prostega časa z brezplačno programsko opremo Audacity za pretvorbo več tisoč skladb na več sto avdio kaset v MP3. Nekateri posnetki so bili narejeni že v sredini 70. let prejšnjega stoletja, večina pa jih je iz 80. in zgodnjih devetdesetih let.

Večina kupljenih trakov v moji zbirki je sedaj neizvedljiva, vendar sem imel veliko več sreče pri domačih posnetkih. Pravzaprav je en trak, ki sem ga naredil leta 1976, preživel dober kos svojega zgodnjega življenja, shranjen v moji stari napaki VW - preko zamrznjenih temperatur in mehurja - vendar je zvenel čisto nov, ko sem njegove pesmi pretvoril v digitalno (hvala, TDK !)

Ko gre za vaše pomembne digitalne datoteke, ne morete zaupati sreči. Pojdite v navado, da redno odpirate nekaj datotek v različnih arhivih. Če niso dostopne, izkopajte eno od drugih varnostnih kopij in naredite novo arhivsko kopijo z uporabo znanih in dobrih različic datotek. Navsezadnje je vredno varčevanja vredno.