Dvakrat v zadnjem mesecu sem se moral ponovno seznaniti z Microsoft Officeom, ker je podjetje, s katerim sem delal, zahtevalo pristno datoteko Office. Obe izkušnji sta me spet cenili s preprostimi in preprostimi aplikacijami Google Drive.

Da, obstajajo naloge Program za urejanje besedil, preglednice in predstavitvene programe na Google Driveu ne more dobro obravnavati ali sploh, vendar za 99, 9 odstotkov datotek, na katerih delam, se Google Drive lepo prilega računu. Na voljo je pet načinov uporabe storitve Google Drive za britje minut pred svojim delovnim časom.

Bližnjica na tipkovnici odpre seznam bližnjic na tipkovnici

Po nekaj desetletjih uporabe računalnika je moja zmogljivost pomnilnika za bližnjice na tipkovnici morda dosegla svojo mejo. Kljub temu pa ni boljšega načina, da bi delali hitreje, kot da se izognemo miši v korist kombinacij tipk za običajne operacije.

Google Drive ponuja številne bližnjice s številnimi posebnostmi, ki jih je večina CNET-ov Ed Rhee opisala v objavi iz aprila lani.

Zadnje bližnjice na seznamu so najbolj pomembne za nas tipov, ki se spopadajo s pomnilnikom: vnesite vprašaj (ali Shift + /), da odprete okno s seznamom vseh kombinacij tipk Google Drive. (Seznam bližnjic je mogoče odpreti tudi s klikom na možnost »Bližnjice na tipkovnici« na spustnem meniju Nastavitve (ikona zobnika) v zgornjem desnem kotu glavnega okna.)

Upoštevajte, da je Ed v februarju priskrbel seznam Gmailovih bližnjic na tipkovnici, do katerih lahko dostopate tudi iz glavnega Gmailovega okna, tako da vtipkate vprašaj.

E-poštno besedilo postane datoteka Google Dokumentov

V sporočilu iz lanskega maja sem opisal brezplačne Gmailove priponke za Gmail v storitvi Google Chrome, ki dodajajo »Shrani v pogon« na sporočila s priponkami.

Na žalost sporočila ne morete shraniti v Google Drive v obliki, ki jo je mogoče urejati. (Sporočilo lahko odprete in izberete Datoteka> Shrani stran kot> Google Drive, vendar nastali HTML ali datoteka »Spletni arhiv« ni mogoče urejati kot dokument z besedilom v storitvi Google Drive.)

Brezplačna razširitev storitve Mail2Drive za Google Drive ponuja edinstven e-poštni naslov, ki ga lahko uporabite za pretvorbo besedila sporočila v datoteko z Google Besedili v navadnem besedilu.

Ko namestite razširitev in se vpišete v račun Google Drive, obiščite stran Mail2Drive in kliknite Launch App, da odprete pozdravni zaslon programa. Izberite »Kliknite tukaj, da začnete«, da ustvarite e-poštni naslov.

Da ne bi morali kopirati in prilepiti naslova Mail2Text vsakič, ko sem želel pretvoriti sporočilo v datoteko Google Dokumentov, sem v Gmailu ustvaril kontakt za Mail2Text. To mi omogoča, da posredujem sporočilo in začnem tipkati "mail2text" v polje Za: za vnos naslova Mail2Text.

Prvih nekajkrat, ko sem pošiljala sporočila na ta način, sporočila niso nikoli prišla v Google Drive. Če želite, da se sporočilo vnese v trgovino Google Drive, morate odstraniti predpono »Mail2Drive« z naslova v polju »Za«. Morda boste morali izvoziti nastalo datoteko v Google Dokumente, preden jo boste lahko uredili.

Še ena omejitev pri uporabi programa Mail2Drive je, da so datoteke, ki jih ustvarijo priprave, shranjene v mapah pod glavnim seznamom Moj pogon. Ko pošljete sporočilo v Google Drive, ne morete določiti druge lokacije.

Seveda lahko datoteke in mape reorganizirate tako, da jih izberete in izberete ikono mape, da odprete okno Organiziraj Google Drive.

Omeji sinhronizacijo Google Drive na določene mape

Funkcija Google Drive, na katero sem se zanašal, je zmožnost samodejnega dostopanja do najnovejših različic vseh datotek na vseh računalnikih in napravah, ne glede na to, ali sem trenutno na spletu. Ta raven podvajanja datotek pa lahko hitro vzame velik zagriz trdih diskov strojev.

Če želite prihraniti prostor na določenem računalniku, omejite mape Google Drive, ki se sinhronizirajo s sistemom. V opravilni vrstici kliknite ikono Google Drive in izberite Nastavitve. Označite možnost »Samo sinhroniziraj nekatere mape v tem računalniku«, v oknu možnosti sinhronizacije izberite mape, ki jih želite sinhronizirati, in kliknite »Uporabi spremembe«.

V pogovornem oknu Nastavitve so datoteke, ki niso v mapi Google Drive, vedno sinhronizirane. Če želite onemogočiti celotno sinhronizacijo datotek, počistite možnost »Sinhroniziraj datoteke v Google Dokumentih«, ki se prikaže pod oknom mape.

Shranite prostor za shranjevanje z brisanjem nepotrebnih različic datotek

Google Drive ohrani vse različice datotek za 30 dni ali do 100 revizij. Glede na vrsto in velikost datotek, ki jih shranjujete, lahko različice zavzamejo velik kos razpoložljivega pomnilnika.

Če želite, da Google Drive ne izbriše prejšnjih različic datoteke, izberite datoteko in kliknite Več> Upravljanje revizij. (Upoštevajte, da ta možnost ni na voljo za datoteke, ki nimajo več različic.) Preverite možnost datoteke v razdelku »Ne samodejno izbriši«.

Ustvarite en arhiv za vse Googlove podatke

Številni dodatki obljubljajo, da bodo varnostno kopirali datoteke v storitvi Google Drive, vendar lahko arhivska storitev Google Takeout ustreza vašim potrebam po varnostnih kopijah, ne da bi bilo treba prenesti in namestiti še en program.

Sorodne zgodbe

• Boljši način za hitro predogled dokumentov v storitvi Google Drive
• Kako shraniti spletno stran neposredno v Google Drive
• Prvi koraki z Google Dokumenti za iOS

Začnite tako, da se prijavite v Google Račun in odprete stran Takeout. Poleg datotek v storitvi Google Drive lahko arhivirate vse podatke v storitvi Google+, krogih, stikih, profilu, Picasa, Google Voice in drugih Googlovih storitvah.

Če želite arhivirati vse, kliknite gumb Ustvari arhiv pod zavihkom »Vsi vaši podatki« ali pa izberite bolj selektivno, kliknite »Izberite storitve« in izberite tiste, ki jih želite varnostno kopirati, preden kliknete Ustvari arhiv.

Potrebno je bilo le nekaj minut, da se je ZIP-arhiv pripravil za približno 150 MB podatkov Google, od katerih je večina vsebovala datoteke v storitvi Google Drive. Kliknite gumb Prenesi, da začnete prenos.

Ko se prenos konča, datoteko preprosto razpakirajte, da si ogledate podatke v ustrezni mapi vsake aplikacije. Želim si, da bi bil v arhiv vključena moja zgodovina iskanja in brskanja. Potem bi morda vedel toliko o sebi, kot Google ve o meni.