Nimate časa, da bi razvrstili stotine strokovnih mnenj o tem, kako obvladati pobegnjeno prejeto pošto. Zato sem za vas uredil.

Kot sem delal svojo pot skozi približno ducat teh strategij za povečanje e-produktivnosti, tema je nastala: Naj bo kratek.

V tem duhu in brez nadaljnjega odlašanja, tukaj so vrh predlogi produktivnosti gurus za izogibanje email čas ponorov.

Ne pustite, da vaša mapa »Prejeto« določa vaš urnik

Jaz sem eden tistih ljudi, ki obiščejo njegovo predalnico, preden si vzamem kavo ali zjutraj odprem časopis (ne pozabite na časopise?). Zato me je prvi nasvet, ki ga je ponudil Audrey Thomas iz OrganizedAudrey.com, vrgel v zanko, počakaj uro v delovni dan, preden preveriš svoj e-poštni naslov.

Ker mnogi od nas komunicirajo z ljudmi, ki so daleč zunaj našega časovnega pasu, bo težko slediti temu predlogu. Vendar pa je zadnja od desetih Audreyevih nasvetov ena, ki jo podpiram (z eno kvalifikacijo): Izklopite vsa obvestila po e-pošti. Konec koncev, kdo je šef, vi ali vaš poštni predal?

Kvalifikacija je, da boste morda želeli nastaviti opozorila za pošto, ki jih prejmete od ljudi, ki bi vam dejansko lahko poslali nujno sporočilo. V tem primeru lahko ustvarite pravilo, ki vas opozori prek besedilnega sporočila, ko od te osebe prejmete pošto (razložil bom ta postopek v prihodnji objavi) ali uporabil storitev, kot je AwayFind.

Opisal sem, kako uporabiti AwayFind na mestu od novembra 2012 z naslovom "Kako utišati obvestila o pametnih telefonih in tablicah" (za informacije o aplikaciji se pomaknite na dno objave). AwayFind stane 5 $ na mesec za en e-poštni račun in 15 $ na mesec za največ pet računov; Osebni in Pro računi prihajajo s prostimi 30-dnevnimi poskusi.

Pravilo s petimi stavki prihrani vaš čas in njihovo

Tako kot so ljudje, ki imajo radi svoj zvok, mnogi od nas verjamejo, da prejemniki naših sporočil najdejo našo poizvedbo po e-pošti. Ne tako. Podjetnikova Stephanie Vozza imenuje pravilo o e-pošti s petimi stavki kot "produktivno življenje".

Vozza priporoča, da na dnu sporočil postavite postscript, ki se glasi: "Da bi prihranili svoj čas in moje, vse svoje odgovore omejujem na pet stavkov ali manj." Pravzaprav pravilo s petimi stavki ne velja samo za odgovore. Vozza navaja serijskega podjetnika Guya Kawasakija: "Manj kot pet stavkov je pogosto nenaden in nesramen, več kot pet stavkov zapravlja čas."

Kawasaki verjame, da morajo e-poštna sporočila odgovoriti na pet vprašanj: kdo ste, kaj želite, zakaj sprašujete, zakaj bi moral prejemnik storiti, kar ste zahtevali, in kakšen je naslednji korak. Edina izjema od pravila petih stavkov je, ko nekoga hvalite. Potem Kawasaki predlaga, da "nadaljujte tako dolgo, kot želite."

TLA-ji so lahko RTS-ji (varčevalci v realnem času)

Eden najboljših načinov, da prejmete sporočilo v krajšem času, je, da ga zapišete v vrstico z zadevo s TLA (akronimi s tremi črkami). "Mc's McKeown" "disekira" vrstico z naslovom "Ključ do produktivnosti e-pošte?

Kadar zadostuje odgovor na dve ali tri besede ali preprosto potrdite prejem sporočila, lahko odgovorite brez izvirnega sporočila in začnete vrstico z besedilom "Got it; will do (eom)", ki označuje prejemnika needn " t Odprite sporočilo. Poleg "eom" (konec sporočila) McKeown predlaga še nekaj drugih TLA-jev: NRR (ni zahtevanega odgovora), Y / N (da / ne vprašanje), RB [T] (odgovor po določenem času / datumu) ), AB [T] (dejanje po določenem času / datumu) in PYR (na vašo zahtevo), kar se mi zdi preveč očitno, in morda celo malo rahlo.

Datoteko ali ne?

Mnogi strokovnjaki za e-poštno produktivnost vztrajajo, da morate na koncu vsakega delovnega dne zagotoviti, da je vaša mapa »Prejeto« prazna. Vzamem nasprotni pristop: moja mapa »Prejeto« je moj arhiv sporočil. Vendar pa zlahka priznavam prednosti organiziranega sistema za shranjevanje pošte.

Ključ do takšnega sistema je ustvariti mape, v katere postavljate sporočila na podlagi različnih kriterijev. Družba Medium.com George Kao je razvila sistem e-pošte s sedmimi kategorijami, za katerega trdi, da upošteva vsa sporočila, ki jih boste verjetno prejeli.

S stališča produktivnosti je najpomembnejši od sedmih kategorij Kaoa: Ni potrebe po odgovoru ali branju, kar je enako "izbrisati". Druge kategorije so datoteke, neobvezni odziv, izbirno branje, zahtevani odgovor danes, zahtevan odziv pozneje in nadaljnje ukrepanje. Kao poudarja, da bodo nekatere od teh kategorij zahtevale podkategorije.

Sorodne zgodbe

• Dropbox dobi brbljanje in kupi klepetno službo na delovnem mestu Zulip
• WhatsApp CEO: Ne bomo ogrozili vaše zasebnosti za Facebook
• Izbrišite in upravljajte stara sporočila v programu Mail
• Cvrkutati naj bi, da nameravajo sporočila varati od snoopinga

Če je sedem kategorij pošte za vas preveč, Forbesova Susan Adams priporoča "trikraten" pristop upravljanja s poštnimi storitvami strokovnjaka za produktivnost.

V prvi kategoriji so spam in "reply-all" sporočila, ki jih Hurst pravi, da jih morate takoj izbrisati. Mail v drugi kategoriji je treba arhivirati, v skladu s Hurst. S tem ostanejo le sporočila, ki jih Hurst imenuje "delo", ki jih priporoča, da se preselite v mapo "opravila".

Pred leti je izkušen vodja pisarne povedal, da je ključ do upravljanja z datotekami, da se z vsako datoteko roki nekajkrat po potrebi in po možnosti samo enkrat. Prenos vaše pošte iz mape »Prejeto« in v mapo, do katere boste kasneje dostopali, doda en korak k upravljanju pošte. Toda, če je vaš cilj prazen poštni predal, je Hurstov sistem tako preprost in preprost, kot ga dobijo.

Drugi članek Forbes, ki je bil objavljen ta teden in ki ga je napisala Cathie Ericson, ponuja 5 načinov, kako prevzeti nadzor nad vašo prejeto pošto. Ericson navaja Maršo Egan iz InboxDetox.com, ki priporoča, da preverjate svoj e-poštni naslov le trikrat na dan: prva stvar zjutraj, po kosilu in blizu konca delovnega dne. Če je potrebno, pravi Egan, lahko dodate sredi jutra in sredi popoldne e-poštne preglede.

Egan tudi priporoča, da se izognete odpiranju e-poštne aplikacije, ko ste "v teku", ker želite počakati, da boste imeli dovolj časa za odgovor. Poleg tega opozarja, da pred pošiljanjem pred spanjem ne boste prebrali, saj lahko gledanje v svetli monitor prepreči hitro spanje.

Razmislite, preden odgovorite, ali sploh ne odgovarjajte

Nekateri strokovnjaki za elektronsko pošto opozarjajo, da ne odgovarjajo na sporočila takoj, če jih ne potrebujete. Kot izpostavlja George Kao Medium.com, »razdalja ustvarja perspektivo«.

Upoštevajte tudi, da za nekatera sporočila elektronska pošta morda ni najbolj učinkovit medij. Ko se znajdete v nasprotju s pravilom petih stavkov, je morda čas, da dvignete slušalko ali, če je oseba v bližini, osebno prispete do sporočila. Nasprotno pa je lahko besedilno sporočilo najbolje za kratke opombe, ki jih je treba takoj prebrati ali se nanje odzvati.

Medtem ko se ne nanaša neposredno na produktivnost, je še en tip, ki ga ponavljajo e-poštna sporočila: ohraniti ton vašega sporočila »pozitivno in prijazno«. Kot pri vseh elektronskih komunikacijah, ironija in drugi poskusi humorja pogosto padejo brez ustrezne glasovne pregibnosti ali osebnih gest in izrazov. To je še en razlog, da razmišljate o tem, kako dvignete telefon ali se ustavite, da bi poslali vaše sporočilo v mesu.